Cari Blog Ini

Laman

Total Tayangan Halaman

Minggu, 23 Desember 2012

PERSERVASI DAN KONSERVASI DI ANRI DAN PERPUSTAKAAN NASIONAL


ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)

ANRI memiliki 2000.000 koleksi foto, 70. 000 rol film, dan koleksi-koleksi lainnya yang memiliki nilai bersejarah. Jika seluruh dokumen dijejerkan maka panjangnya akan sepanjang 30 km. Koleksi yang paling tua dimiliki oleh ANRI adalah dokumen tentang perjanjian dagang VOC pada tahun 1602. Koleksi-koleksi tersebut meiliki kadungan zat asam yang sangat tinggi dan ada beberapa arsip yang telah mengalami kerusakan. Oleh karena itu diperlukan kegiatan preservasi dan konservasi untuk melestarikan koleksi-koleksi yang sangat berharga tersebut. Terdapat beberapa jenis preservasi dan konservasi yang dilakukan oleh ANRI yaitu:

Perencanaan bencana di tempat penyimpanan arsip

Suhu di dalam tempat penyimpanan arsip sekitar 20-22°C. Sedangkan kelembapannya sekitar 60-70. Setiap satu tahun sekali, dilakukan fumigasi (pembasmian jamur) dengan cara pengasapan atau dengan menggunakan gas dan lain-lain. Untuk menjaga keamanan arsip, pada ruang penyimpanan dipasang CCTV dan jika seseorang ingin masuk ke ruang penyimpanan, maka dia harus menggesekkan kartu pengaman sebelum menaiki lift. Di tempat penyimpanan arsip juga terdapat pintu darurat dan tangga darurat. Selain itu, terdapat alat-alat pemadam kebakaran untuk mengantisipasi terjadinya bencana kebakaran. Raknya pun menggunakan rak tahan gempa dan tahan api, namun masih ada beberapa rak biasa yang digunakan. Untuk arsip-arsip yang telah di restorasi maupun yang masih dalam keadaan baik, disimpan di box bebas asam. Sedangkan arsip-arsip yang telah mengalami kerusakan dan belum di restorasi, disimpan di box yang tidak bebas asam.

Restorasi arsip

Restorasi adalah suatu tindakan khusus yang dilaksanakan guna memperbaiki dan memperkuat dokumen yang mengalami kerusakan. Bahan-bahan yang dipersiapan dalam restorasi arsip adalah:

a) Tissu washi yengijo
b) Lem perekat (methyl celulosa) dan strach
c) Calsium carbonat
d) Pulp/bubur kertas
e) Non woven sheet
f) Mesin leaf casting
g) Mesin press electric hidrolik
h) Alat potong kertas
i) Rak pengering arsip
j) Cutter
k) Penggaris logam
l) Magic cutter
m) Kaos halus
n) Kain kasa
o) Jarum trackpan
p) Hand made paper
q) Mika
r) Spon busa

Terdapat beberapa metode perbaikan arsip berbahan kertas yang dilakukan oleh ANRI yaitu:
a. Menambal dan menyambung
o Menambal dengan bubur kertas
o Menambal dengan potongan kertas
o Menyambung dengan kertas tissue
o Menambal dengan kertas tissue berperekat
b. Laminasi
o Laminasi dengan tangan
o Laminasi dengan mesin
o Penjilidan
Terdapat beberapa jenis kegiatan restorasi yang dilakukan yaitu:
Leaf casting, terdapat beberapa langkah yang dilakukan dalam proses ini yaitu:
a) Menerima arsip atau dokumen
b) Mensortir arsip
Pembersihan debu dan noda
Pembersihan debu dan noda biasanya dilakukan dengan sikat halus atau kain kasa.
Pemberian nomor urut atau halaman dokumen dengan menggunakan pensil. Proses ini bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan kembali dokumen yang telah direstorasi. Setelah dokumen diurutkan sesuai dengan urutan semula, nomer urut yang di tulis dengan menggunakan pensil kemudian dihapus.
c) Menghilangkan asam (deasifikasi)
1. Pengetesan PH
2. Penyemprotan dengan menggunakan larutan Pytate yang mengandung Magnesium Oksida dan Senyawa Inert Perfluoro
3. Merendam dokumen dengan menggunakan larutan Magnesium Karbonat
d) Proses leaf casting
1. Merendam atau mencuci dokumen dengan air suling atau air bebas asam
2. Penambalan dokumen dengan menggunakan pulp atau bubur kertas
Proses leaf casting ini dilakukan dengan mesin leaf casting yang berasal dari Jepang. 
e) Tissue monting dengan kozo atau wazi
f) Sizing dengan menggunakan lem MC (Methyl Celulose) dan Starch
Pada arsip atau dokumen yang tidak terlalu tinggi tingkat kerusakannya, maka tissu washi tengijo hanya ditempelkan pada bagian depan dokumen dengan menggunakan lem MC. Namun jika tingkat kerusakan pada dokumen tinggi maka tissu washi tengijo akan ditempelkan di kedua sisi dokumen.
g) Drying atau pengeringan dengan menggunakan AC atau FAN (kipas angin) kurang lebih selama 24 jam. Pengeringan tidak dilakukan dengan menggunakan cahaya secara langsung. Arsip-arsip ditempatkan di rak khusus pengeringan arsip pada ruangan ber-AC jika pengeringan dilakukan dengan menggunakan AC namun jika pengeringan dilakukan dengan menggunakan kipas angin maka kipas angin dengan ukuran yang besar akan terus dihidupkan selama 24 jam. 
h) Langkah selanjutnya adalah pengepresan dengan menggunakan mesin press yang dilapisi dengan papan (bloting)
i) Finishing
1. Cutting atau pemotongan  bisanya dilakukan dengan menggunakan cutter atau gunting.
2. Quality control (mengoreksi kembali hasil leaf casting)
3. Penyusunan kembali dokumen sesuai dengan nomor urut atau nomor halaman

Sistem beku kering
Sistem beku kering ini menggunakan alat khusus yang disebut dengan mesin Dry Chamber. Mesin ini terbagi menjadi dua yaitu yang berfungsi sebagai pembeku (freezer) dan pengering (Vacuum Freezer Dry Chamber). Alat ini pertama kali digunakan pada saat penyelamatan arsip-arsip akibat Tsunami di Aceh dan sekitarnya. Terdapat bahan-bahan dan peralatan yang dipersiapkan antara lain:

a) Sikat
b) Spatula
c) Pinset
d) FAN (kipas angin)
e) Rak pengering arsip
f) Alcohol 70%
g) Tali rafia
h) Masker
i) tissue paper/ washi
j) mesin Dry Chamber

Langkah-langkah yang dilakukan adalah:
1. sebelumnya dilakukan penyeleksian arsip. Arsip-arsip yang penting dan masih dapat terbaca atau digunakan akan direstorasi. Sedangkan arsip yang tidak penting atau memiliki kerusakan yang sangat tinggi, maka tidak direstorasi.
2. arsip dibersihkan dan dicelupkan dalam alkohol selama beberapa menit untuk menghilangkan jamur dan membunuh bakteri
3. menyimpan arsip ke dalam Freezer Dry Chamber untuk dibekukan pada suhu -30°C selama 24 jam. Arsip-arsip tersebut diletakkan pada rak yang jumlahnya sebanyak 54 rak.
4. mengeringkan arsip dengan cara memasukkan ke dalam Vacuum Dry Chamber selama lima hari namun jika arsip tersebut memiliki ketebalan yang lebih, maka waktu pengeringannyapun akan lebih.
5. setelah itu, arsip lakukan tahapan finishing yaitu penyusunan kembali arsip. Kemudian arsip disimpan di ruang penyimpanan. Namun apabila memiliki kerusakan, seperti bolong, jaitannya telah rusak, dan lain-lain maka akan dilakukan tahapan restorasi selanjutnya.

Proses perbaikan arsip peta
Terdapat beberapa langkah-langkah yang dilakukan yaitu:
1. Penerimaan arsip peta yang akan direstorasi
2. Pembersihan debu dan noda
3. Menghilangkan asam / deasifikasi
4. Proses penambalan backing sizing
5. Pengeringan
6. Finishing (pemotongan dan pencatatan)
7. Mengembalikan arsip peta yang telah direstorasi ke ruang penyimpanan

Perawatan arsip film
Bahan-bahan dan alat-alat yang diperlukan adalah:
a) Kain katun
b) Rewinder
c) Spul untuk menggulung film yang berukuran 35 mm dan 16 mm
d) Splasher untuk menyambung film
e) Splashing tip sebagai perekat film
f) Triklorotin
g) Spidol untuk memberikan judul
h) Leader (film kosong) untuk menyambung gulungan film agar arsip film dapat terbaca semua
i) Minyak triklorotin
Langkah-langkah yang dilakukan adalah:
1. Siapkan kain katun
2. Letakkan gulungan film di meja rewinder
3. Spul dipasang pada pengait atau penahan film
4. kaitkan ujung film pada spul
5. Triklorotin dituangkan ke kain katun secukupnya
6. hidupkan mesin, maka gulungan film akan berputar dengan cepat
7. Tempelkan kain yang telah diberikan triklorotin pada gulungan film yang bertujuan untuk membersihkan film tersebut. Lakukan hal ini berulang kali hingga kain terlihat bersih. Biasanya, apabila film tersebut bersih maka cukup dilakukan sebanyak empat sampai enam kali. Pada tahapan selanjutnya, kain cukup dibalik pada bagian yang bersih
8. Setelah film telah bersih, film dikeringkan dengan menggunakan kipas angin
9. Setelah semuanya selesai, maka petugas akan mengisi fom untuk mendeskripsikan film tersebut.
10. Perawatan ini dilakukan setiap enam bulan sekali.

Perawatan arsip video
Bahan-bahan dan alat-alat yang diperlukan yaitu:
a) Mesin elevator cleaner yang berasal dari Amerika
b) Tissue pembersih
c) Kain katun
d) Alumunium foil
Langkah-langkah yang dilakukan adalah:
1. Video diterima dan dicatat terlebih dahulu
2. Wadah atau container dibersihkan dengan menggunakan kain katun, air dan sedikit sabun 
3. Box dibersihkan dengan menggunakan air hangat, kemudian dikeringkan dengan menggunakan kipas angin atau FAN
4. Masukkan video ke dalam mesin elevator cleaner untuk dibersihkan
5. Tekan tombol clean, maka secara otomatis mesin bergerak membersihkan kaset video (gerakan mesin ke depan dan ke belakang). Apabila mesin rusak, maka gerakkannya akan lambat.
6. Pada saat mesin berputar, kaset dibersihkan menggunakan tissue yang sudah diberiakn larutan fenol/ finil. Apabila kaset video lengket akibat jamur, maka pembersihan ini akan berlangsung kurang lebih selama 15 menit. Jika kaset video bagus, maka cukup selama enam menit. Apabila terdapat bagian yang rusak dan dalam masa durasi yang sedikit maka bagian tersebut akan dipotong dan dibuang, sedangkan bagian yang lain akan disembung. Penyambungan ini menggunakan alumunium foil. Kendala-kendala dalam restorasi video adalah mesin elevator tidak jalan secara sempurna, macet dan berat. Penaganannya adalah video yang sedang berputar dipegang bagian belakangnya dalam keadaan steril, hingga video kembali berjalan normal.
7. Setelah semua proses selesai dikerjakan, maka petugas mengisi fom
8. Proses ini dilakukan setiap enam bulan sekali.

Proses alih media


Proses alih media yang dilakukan oleh ANRI adalah dari media tercetak ke dalam bentuk microfilm dan bentuk digital. Alih media dilakukan atas dasar perintah atasan (pimpinan). Langkah-langkah yang dilakukan adalah:
a. Persiapan awal
b. Pemotretan
Pemotretan dilakukan dengan alat khusus. Selain pemotretan, dilakukan juga scan pada arsip yang dialih mediakan kedalam bentuk digital. Pada pendigitalisasian, arsip langsung berubah kedalam bentuk digital.
c. Pencucian merupakan pembuatan master atau negatif microfilm dengan menggunakan kodak poster archive procesor. Namun pencucian ini dilakukan juga dengan cara manual seperti pencucian foto negatif di tempat cuci foto.  Microfilm negatif hanya kan dijadikan master dan tidak dipinjamkan serta disimpan pada tempat khusus.
d. Penduplikasian merupakan pembuatan duplikasi atau microfilm positif dengan menggunakan developer vixer. Microfil positif akan dipinjamkan ke pengguna.
e. Pemeriksaan hasil dilakukan oleh petugas dengan membaca microfilm pada microreader.
f. Setelah semua tahapan selesai dikerjakan, maka microfilm diberikan ke tempat penyimpanan.

Perpustakaan Nasional

Lantai 4: “Kasbud Teknis Penjilidan Bahan Pustaka”
Jenis bahan yang dijilid adalah buku, majalah dan surat kabar. Dalam bagian ini terdapat tujuh orang karyawan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam penjilidan adalah:
1. Pembuatan Cover (portopel)
o potong-potong terlebih dahulu bahan-bahan yang digunakan untuk membuat cover sesuai, seperti kertas Samson, kertas linen, karton board, conqueror dan tali verteban. Salah satu alat potong yang digunakan adalah kacip.
o Kemudian, tempel seluruh bahan sesuai dengan ketentuan-ketentuan. Tempelkan kertas samson dengan karton board untuk sisi depan. Kemudian tempelkan tali verteban (berupa kain putih yang panjang dan berfungsi sebagai tali pengikat). Setelah itu, tempelkan kertas conqueror dengan karton board yang telah ditempel dengan kertas samson untuk sisi dalam cover. Sambungkan cover bagian depan dengan cover bagian belakang dengan menempelkan kertas lenin. Kertas lenin itu sendiri memiliki kelebihan tidak mudah robek. Semua bahan-bahan tersebut ditempel dengan menggunakan lem ponal (indrakol)
2. Penjahitan koleksi yang akan dijilid, terdapat dua tipe penjilidan, yaitu:
o Tipe penjilidan bupalo yaitu penjilidan koran dengan cara menjahit koran per tanggal terbit, kemudian disatukan dengan tanggal terbit lainnya dalam satu bulan dengan cara di ikat. Sehingga jika ingin difotokopi atau dipinjam untuk edisi tertentu, maka edisi tersebut dapat dilepas dari jilidan sehingga jilidan koran tersebut tidak mudah rusak.
o Tipe penjilidan biasa, yaitu semua edisi dalam satu bulan dijahit, sehingga menjadi satu kesatuan yang tidak dapat dilepaskan (seperti sebuah buku). Teknik ini kurang baik, karena jilidan akan mudah rusak jika sering digunakan dan difotokopi.
Penjahitan dilakukan dengan jarum sulam. Jika buku/majalah/koran terlalu tebal, maka menggunakan jarum sol (jarum yang biasa digunakan tukang sol untuk menjahit sepetu atau sandal. Untuk memudahkan sebelum menjahit, jarum dan benang yang digunakan untuk menjahit digesekkan pada lilin agar terasa licin.
3. Setelah tahapan-tahapan diatas telah selesai dikerjakan, maka tahap selanjutnya adalah penggabungan buku/majalah/koran dengan cover (portopel)

Lantai 5: “Bidang Transformasi Digital”
Karyawan yang bekerja dalam bidang ini sebanyak 13 orang. Bidang ini merupakan proses alih media kedalam bentuk digital.
Bahan-bahan dan peralatan yang tersedia dalam bidang transformasi digital antara lain adalah:
1. Scanner untuk ukuran kertas A0, A2, dan A3, A4 dengan cara scanning lembar-perlembar.
2. Booksnap, yaitu alat scanning secara langsung satu buku tanpa harus lembar-perlembar. Pada dasarnya dilakukan dengan cara pemotretan. Alat ini bagus karena buku yang discan tidak teracam rusak akibat penekanan pada saat scanning dengan menggunakan alat scan biasa. Namun, hasilnya lebih bagus alat scan lembar-perlembar.
3. Software pengolah hasil scanning, seperti adobe photoshop dan lain-lain.
4. Komputer beserta perlengkapannya untuk mengedit hasil scan.
5. Perlengkapan alih media audio
6. Perlengkapan alih media audio visual
Langkah-langkah yang dilakukan adalah:
1. Koleksi yang akan didigitalisasi, diseleksi terlebih dahulu oleh pimpinan atau bagian pengelolaan. Bagian ini hanya bersifat teknis.
2. Kemudian, bahan pustaka diterima oleh bidang transformasi digital. Bahan pustaka discan untuk dirubah kedalam bentuk digital. Setelah berubah dalam bentuk digital, koleksi digital tersebut diedit.  Untuk koleksi foto, hanya dirubah dalam bentuk JPG. Sedangkan untuk koleksi digital video/audio hanya diberikan judul dan memotong-motong bagian yang kosong. Pengeditan yang sedikit ini bertujuan agar keaslian koleksi digital tetap terjaga.
3. Setelah pengeditan, koleksi digital tersebut akan disimpan pada media yang sesuai dengan permintaan pimpinan atau bagian pengelolaan. 
Untuk digitalisasi media audio visual, dilakukan dengan cara:
1. Peliputan langsung (misalnya untuk pertunjukan kesenian daerah di TMII) yang direkam dengan video recorder
2. Setelah melakukan peliputan langsung, video diolah dan diedit dengan mendesain tampilan, menambahkan narasi, dan sebagainya.
Sejauh ini, bidang transformasi digital telah berhasil menghasilkan alih media untuk media tercetak, objek tiga dimensi dan audio visual.


Lantai 6: “Bidang Reprografi”
Reprografi adalah reproduksi faksimil segala macam dokumen dengan proses apa saja yang menggunakan cahaya, panas atau radiasi listrik, seperti fotokopi, mikrokopi, dan cetak biru; juga reproduksi dengan mesin stensil dan alat perkantoran lainnya (reprography) . Sampai saat ini, bidang reprografi belum menggunakan standar ISO untuk pelestarian bentuk mikro. Namun kini, penggunaan standar ISO sedang diusahakan. Reprografi membawahi sub bidang microfilm.
Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 35 Tahun 2002, Sub Bidang Microfilm mempunyai tugas melakukan alih media bahan pustaka langka kedalam bentuk mikro beserta pemeliharaan, perawatan, dan penyimpanan master film negatif bentuk mikronya. Tahapan-tahapan dalam mengalihmedikan bahan pustaka kedalam bentuk mikrofil adalah:
1. Persiapan awal
Melakukan persiapan berupa penelusuran data, penelitian bahan pustaka, pencatatan data deskripsi bibliografis dan pembuatan judul dokumen yang akan direkam. 
2. Pemotretan
Melakukan pemotretan dengan cara: penempatan film pada kamera, pengaturan permukaan dokumen pada kamera, pengaturan fokus dan penyinaran, pengaturan ketinggian kamera  (reduksi) dan pengambilan atau pelepasan film dari kamera. 
3. Prosesing / pencucian
Malakukan pencucian fil yang meliputi pemasukan cemical (developer dan fixer), pengaturan supply air panas dan dingin, pengontrolan temperatur panas developer, pengaturan suhu pengeringan film, pencucian film, pemasukkan dan pemotongan film jaket dan penempelan film pada aperture card.
4. Penduplikasian
Dalam penduplikasian kegiatan yang dilakukan meliputi penempatan master film dan positif film, pengaturan dan penyinaran, pengkopian atau penduplikasian, penduplikasian diazo dan print out kertas.
5. Pemeriksaan hasil
Pengecekan hasil prosesing, methyline blue test, pengecekan density (kepadatan cahaya penyinaran dan pengecekan hasil duplikasi.
6. Persiapan akhir
Kegiatan persiapan akhir antara lain pencatatan hasil pemotretan, pengetikan label, penempelan label pada kotak microfilm dan pemasukkan data pada komputer.
7. Penyimpanan dan perawatan
Dalam melakukan penyimpanan dan perawatan yang perlu diperhatikan adalah suhu ruang penyimpanan dan kelembaban udara.
Bentuk dan ukuran mikrofilm yang dimiliki Perpustakaan Nasional yaitu:
1. Mikrofilm ukuran 35 mm
Mikrofilm ini terbagi atas mikrofilm negatif dan mikrofilm positif. Mikrofilm negatif 35 mm dasar film hitam sedangkan tulisan putih dan dapat memuat dokumen sebanyak 500 ekpose dengan ukuran dokumen maksimal 42 cm x 60 cm sedangkan waktu pengerjan dalam satu rol 180 menit. Mikrofilm positif 35 dasar film putih sedangkan tulisan hitam (sesuai dengan dokumen asli) mikrofilm ini hasil duplikasi mikrofilm negatif dan digunakan untuk pembaca atau pengunjung.
2. Mikrofilm ukuran 16 mm
Mikrofilm ini terbagi atas mikrofilm negatif dan mikrofilm positif. Mikrofilm 16 mm sama dengan negatif 35 mm, namun hanya dibedakan dari ukuran film. Mikrofilm negatif 16 mm dalam 1 rol dapat memuat dokumen sebanyak 210 menit dengan ukuran dokumen maksimal 34 cm x 40 cm.
3. Mikrofilm jaket
Mikrofilm jaket yaitu film yang terdiri atas llembaranlembaran dimana tiap lembaran terdiri atas 60 halaman. Ukuran mikrofilm jaket adalah 4 x 6 cm.
4. Mikrofilm diazo
Mikrofilm diazo adalah hasil duplikasi dari mikrofilm jaket.
5. Mikrofilm aperture card
Mikrofilm ini biasanya digunakan untuk gambar-gambar kontruksi bangunan dan mesin-mesin dengan ukuran 8 x 18,5 cm.


Lantai 3: “Bidang Konservasi”
Sub Bidang Perawatan dan Perbaikan Bahan Pustaka
Pada dasarnya proses yang dilakukan oleh sub bidang perawatan dan perbaikan bahan pustaka di Perpustakaan Nasional hampir sama dengan yang dilakukan oleh bagian restorasi arsip di ANRI, yakni leaf casting, tissue monting, sizing, pengeringan, pengepresan, serta finishing. Namun terdapat beberapa perbedaan antara lain adalah terdapat proses bleaching, yakni proses untuk memutihkan kertas di Perpustakaan Nasional, proses leaf casting yang dilakukan bersifat semi manual, dan perbedaan-perbedaan lainnya.
1. Proses pemutihan kertas
Bahan dan alat:
Larutan PK
Air biasa
Larutan salitacid
Langkah-langkah:
Kertas direndam pada cairan PK untuk beberapa menit. Kertas akan berubah menjadi berwarna kehitaman.
Kemudian, bilas kertas tersebut dengan air biasa yang mengalir
Setelah itu, kertas dicelupkan ke salitacid dan dibolakbalik selama beberapa menit hingga kertas berubah menjadi warna putih.
Selain itu, pada sub bidang perawatan dan perbaikan bahan pustaka ini juga tersedia mesin untuk enkapsulasi. Enkapsulasi, dengan menggunakan plastik milar dilakukan secara manual (dengan menggunakan double tape) atau dengan mesin.
Proses penambalanpun terdapat beberapa perbedaan dibandingkan dengan ARNRI. Pada dasarnya semua proses sama, namun di Perpustakaan Nasional proses ini dilakukan secara semi manual dimana terdapat proses pemblenderan kertas hingga menjadi bubur kertas. Proses ini memiliki kekurangan yaitu tingkat ketebalan kurang terkontrol.




Kesimpulan


Pada dasarnya semua kegiatan preservasi dan konservasi yang dilakukan oleh ANRI dan Perpustakaan Nasional sama. Namun terdapat beberapa perbedaan dalam metodenya. Tujuan dari pereservasi dan konservasi itu sendiri adalah untuk melestarikan arsip maupun bahan pustaka agar dapat terus digunakan.


Rekod dan Arsip Elektronik


Rekod dan Arsip Elektronik
Meyliana Yuslinar Lestari
Pifi Lutfianti
Rima Wulandari 
=====================================================================
1.      Samakah dokumen elektronik dengan rekod elektronik?
Definisi rekod elektronik menurut Saffady, yaitu informasi yang terekam yang dapat terbacakan oleh mesin. Elektronik rekod diciptakan oleh komputer dan alat yang menyerupai komputer yang berisi informasi dalam bentuk code digital. Konten elektronik rekod mencakup, namun tidak terbatas pada ini, antara lain file pengelolaan kata, e-mail, gambar, video, suara, dan grafik.
Definisi dokumen elektronik menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik, adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Pengertian Informasi Elektronik itu sendiri menurut  Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Terdapat persamaan makna dari ke dua sumber definisi tersebut, yaitu rekod elektronik atau dokumen elektronik berisi informasi yang diciptakan dan dikelola oleh mesin dan dapat dibaca oleh mesin. Kontennyapun tidak terbatas pada satu jenis media yang digunakan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa rekod elektronik sama dengan dokumen elektronik.
2.      Apa pengertian ERMS (electronic record management system)? Dan berikan 1 contohnya.
System manajemen rekod elektronik (biasa disebut sebagai EDRMS atau ERMS) adalah sistem yang khusus dirancang untuk mengelola, memelihara dan memusnahkan rekod. ERMS mempertahankan isi, konteks, struktur dan hubungan antara rekod untuk memungkinkan aksesibilitas dan fungsi rekod sebagai nilai bukti. Sistem manajemen rekod elektronik dibedakan berdasarkan sistem bisnis organisasi yang berhubungan. Sedangkan pengertian sistem elektronik rekod menurut UU No. 11 tahun 2008 adalah perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik.
Contoh ERMS adalah MoReq
MoReq adalah Model Requirements for Electronic Records and Document Management yang diterbitkan oleh Komisi Eropa pada tahun 2001. Meskipun bukan standar formal, secara umum dianggap dan disebut sebagai standar. MoReq didanai oleh program Komisi IDA, dan dikembangkan atas prakarsa dari Forum DLM. Pembaruan utama MoReq, yang dikenal sebagai MoReq2, diterbitkan pada bulan Februari 2008. MoReq2  juga diprakarsai oleh Forum DLM dan didanai oleh Komisi Eropa.


Sumber
UU No. 11 tahun 2008. Informasi dan Transaksi Elektronik
MoReq. (2001). Model Requirements For The Management Of Electronic Records. Diambil pada tanggal 13 April 2011 dari http://www.cornwell.co.uk/moreqdocs/moreq.pdf
ERMS. Electronic Records Management System (ERMS) System Specifications For Public Offices. Diambil pada tanggal 13 April 2011 dari www.arkib.gov.my/.../Spesifikasi_Pengurusan_Rekod_Elektronik.pdf


Modul 3 ICA Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Sistems

by:         Asti Yulia
     Heni Handayani
     Nur Hamidah
     Nurul Ivar Faturahmi
     Pifi Lutfianti

Metadata Rekod

1. Sistem bisnis harus, baik sendiri atau bersama dengan sistem lain:
a) Mendukung berbagai elemen metadata dalam standar metadata yang relevan dan setiap metadata lain yang diperlukan untuk mendukung bisnis organisasi.
b) Mampu menangkap secara otomatis metadata yang diperoleh langsung dari aplikasi pengawasan, sebuah sistem operasi, pengelolaan sistem rekod elektronik.
c) Menangkap semua spesifikasi metadata selama konfigurasi sistem, dan mempertahankan dengan rekod elektronik dalam suatu hubungan erat setiap saat.
d) Batasi kemampuan untuk mengubah metadata merekam, sehingga:

  • hanya memilih elemen-elemen metadata yang dapat diedit oleh setiap pengguna selama penciptaan;
  • elemen metadata yang dipilih hanya dapat diedit oleh pengguna yang sah selama penciptaan, dan
  • elemen metadata yang dipilih dapat diedit oleh pengguna yang berwenang.

e) Pembatasan dapat ditentukan dalam persyaratan, atau melalui konfigurasi oleh administrator sistem bisnis.
f) Mendukung kemampuan untuk administrator sistem bisnis atau pengguna lain yang berwenang untuk mengubah atau metadata over-ride diwarisi oleh rekod dan, jika diperlukan, pengumpulan rekaman.
g) Biarkan update manual atau otomatis memperbarui semua atribut metadata yang ditentukan oleh klasifikasi, setelah reklasifikasi rekod atau, jika berlaku, sebuah pengumpulan rekaman.

2. Sistem bisnis sebaiknya, baik sendiri atau bersama dengan sistem lain:
a) Mampu menangkap metadata yang dimasukkan secara manual oleh pengguna.
b) Biarkan definisi:
• disesuaikan metadata untuk rekod elektronik;
• dipilih elemen metadata yang ditetapkan untuk jenis rekod tertentu;
• kewajiban tingkat untuk elemen metadata yang dipilih baik melalui persyaratan yang ditentukan atau melalui konfigurasi oleh administrator sistem bisnis.
c) Izinkan metadata yang ditetapkan pengguna bagi masuknya informasi deskriptif tentang rekod atau, jika berlaku, pengumpulan rekaman.
d) Mempertahankan sejarah dalam profil metadata dari reklasifikasi rekod, atau di mana berlaku suatu pengumpulan rekod, termasuk lokasi asli suatu pengumpulan rekaman.

3. Sistem bisnis memungkinkan, baik sendiri atau bersama dengan sistem lain:

  • Biarkan administrator sistem bisnis untuk mengkonfigurasi sistem yang telah ditentukan untuk penugasan metadata tangkapan dari rekod, atau mana yang berlaku, sebuah pengumpulan dari rekod dari tipe data tertentu.
  • Dimana sistem bisnis mendukung penggunaan sistem aturan yang telah ditentukan untuk menetapkan metadata, pendirian dan perubahan peraturan tersebut harus dibatasi pada administrator sistem bisnis.
  • Dimana sistem bisnis mendukung penggunaan sistem aturan yang telah ditentukan untuk menetapkan metadata yang ditangkap, harus memungkinkan rekod, dan yang akan ditugaskan metadata retrospektif, mengikuti perubahan ke sistem aturan yang sudah ditentukan.


Mengelola Pengumpulan Rekod Elektronik

Sistem bisnis memungkinkan:
Mendukung penciptaan atau penerimaan pengumpulan rekod elektronik, dimana rekod elektronik yang terkait mungkin dihubungkan bersama melalui metadata yang mencatat rekor sehingga proses manajemen dapat diterapkan terhadap semua rekod dalam pengumpulan

Rekod klasifikasi

Sistem bisnis sebaiknya:

  • Biarkan rekod dan dimana pengumpulan rekod, harus diklasifikasikan sesuai dengan skema klasifikasi rekod organisasi.
  • Dukungan hubungan dekat dan interaksi antara rekaman klasifikasi dan proses rekod manajemen lainnya, seperti menangkap, akses dan keamanan, disposisi, pencarian dan pengambilan, dan pelaporan.

Mengelola dan Memelihara Rekod

Ketika sebuah rekod telah diciptakan, maka rekod harus dikelola dan dipelihara selama diperlukan. Rekod harus dikelola untuk memastikan mereka memiliki kriteria berikut ini:
1. Otentik : rekod dapat dibuktikan untuk menjadi apa dokumen tersebut, telah dibuat atau dikirim oleh orang yang dibuat atau dikirim, dan telah diciptakan atau dikirim pada saat yang diakui.
2. Keandalan: rekod dapat dipercaya sebagai representasi lengkap dan akurat dari transaksi yang mereka membuktikan, dan dapat bergantung pada dalam rangka transaksi berikutnya.
3. Integritas: rekod selesai dan tidak berubah, dan dilindungi terhadap perubahan yang tidak sah. Karakteristik ini juga disebut sebagai 'diganggu gugat'.
4. Kegunaan: rekod dapat ditemukan, ditemu balik, dipreservasi dan diinterpretasikan

Sebuah penilaian risiko dapat menginformasikan keputusan bisnis tentang bagaimana kontrol ketat perlu. Sebagai contoh, dalam lingkungan berisiko tinggi, mungkin perlu untuk membuktikan apa yang terjadi, kapan dan oleh siapa Sebagai contoh, keamanan, akses kontrol (termasuk batas tentang siapa yang dapat mengedit dan mengubah informasi) dan perangkat pencarian persyaratan sistem umum yang menjamin rekod memiliki karakteristik yang diperlukan. Daftar berikut merupakan persyaratan fungsional yang berkaitan dengan:
Metadata untuk rekod dapat dikonfigurasi - sistem bisnis dapat menangani berbagai elemen metadata dan proses dukungan untuk manajemen mereka.
Rekaman dapat dipindahkan atau direklasifikasi dan jika diperlukan, digandakan dan diekstraksi - rekod dapat diklasifikasikan untuk keperluan manajemen dan pengambilan. Sebagai perubahan keadaan, harus ada mekanisme dalam sistem bisnis yang memungkinkan penugasan kembali atau reklasifikasi dari rekod.

Organisasi mungkin ingin membuat salinan dari isi data yang sudah ada dalam rangka memfasilitasi terciptanya rekod baru dan terpisah. Mereka juga mungkin ingin membuat salinan dari arsip dan menghapus atau permanen topeng beberapa materi. Ini dibuat ketika rekod penuh tidak bisa dilepaskan untuk akses, tetapi bagian dari rekod bisa. Jika diperlukan, sistem bisnis dapat mendukung proses ini. Laporan dapat diproduksi pada rekod dan pengelolaannya. Rekaman dapat dikelola dengan efektif ketika mereka telah tunduk pada tanda tangan enkripsi dan digital - pertimbangan khusus perlu diberikan kepada pemeliharaan rekod yang telah dikenakan enkripsi atau di mana tanda tangan digital telah digunakan.
Sementara enkripsi dan tanda tangan digital memiliki peran yang berharga untuk bermain dalam memastikan keaslian dan integritas rekod dalam transmisi, mereka juga risiko hadir ke useability berkelanjutan rekod, sebagai kunci dekripsi dan kunci publik untuk tanda tangan digital mungkin akan berakhir sedangkan rekod masih diperlukan. Untuk alasan ini, menyimpan rekod dalam bentuk terenkripsi tidak dianjurkan.
Metadata dapat merekam proses enkripsi dan dekripsi dan membuktikan keberhasilan dekripsi rekod.

Konfigurasi Metadata

- Mampu menggambarkan bersama seluruh elemen metadata untuk membuat profil metadata untuk rekod elektronik atau, jika berlaku suatu pengumpulan rekod elektronik.
- Memungkinkan administrator sistem bisnis untuk menentukan sumber data untuk setiap elemen metadata selama konfigurasi sistem.

Pergantian Rekod, Reklasifikasi, Duplikasi dan Ekstraksi
Sistem bisnis sebaiknya, baik sendiri atau bersama dengan sistem lain :
Mendukung pergerakan rekod elektronik dengan menyediakan mekanisme untuk penugasan kembali atau reklasifikasi rekod dalam sistem (termasuk penugasan kembali rekod dari satu pengumpulan dari rekod yang lain, di mana pengumpulan rekod didukung).

Pelaporan Rekod

Sistem perusahaan dapat melaporkan tindakan yang dilakukan pada rekod elektronik, atau yang dapat diterapkan pada rekod elektronik, baik oleh sistem itu sendiri maupun mekanisme manajemen arsip selama periode waktu tertentu, mampu menghasilkan daftar laporan secara detail dan hasil setiap proses migrasi untuk memastikan integritas rekod, mampu menghasilkan informasi statistik mengenai rekod ektronik.

Proses Keamanan Online

Proses keamanan secara online meliputi dua bagian: enkripsi dan tanda tangan digital. Sebagian besar persyaratannya tergantung pada sistem perusahaan yang mendukung setiap proses keamanan online, yaitu sistem perusahaan harus, baik sendiri maupun bersama dengan sistem lainnya: secara otomatis merekam rincian semua proses keamanan online (misalnya, dalam audit), dukungan tanggal dan waktu pengecapan untuk semua subjek rekod.
Enkripsi
Sistem perusahaan memuungkinkan, baik sendiri maupun bersama dengan sistem lain:
a. Mendukung  enkripsi rekod elektronik
Dimana sistem bisnis mendukung enkripsi rekod elektronik, harus, baik sendiri maupun bersama dengan sistem lain:
- mendukung pengambilan metadata untuk rekod elektronik yang dibuat atau diterima dalam bentuk enskripsi yang sesuai dengan standar yang relevan, termasuk:
• nomor seri atau identifikasi unik sertifikat digital;
• jenis dan tingkat algoritma enkripsi, dan
• tanggal dan waktu pada prangko yang berkaitan dengan enkripsi dan / atau dekripsi proses.
- Memastikan bahwa rekod yang terenskripsi hanya dapat diakses oleh pengguna dengan kunci criptografic yang relevan.
- sistem bisnis mendukung pengambilan, identifikasi dan / atau pengiriman : enkripsi rekod elektronik dan metadata yang terkait, harus mendukung pelaksanaan kunci manajemen perencanaan; memelihara kunci criptografic untuk kehidupan rekod elektronik, mendukung penyimpanan yang terpisah dan aman dari rekod.
Dimana sistem bisnis mendukung enkripsi rekod elektronik, harus, baik sendiri atau bersama  dengan sistem lain: dapat menyimpan rekod elektronik dienkripsi dalam bentuk tidak terenkripsi, memungkinkan enkripsi yang akan dihapus ketika sebuah ditangkap atau diidentifikasi, kecuali enkripsi diperlukan untuk menjaga keamanan rekod sementara dalam sistem bisnis.
Tanda tangan digital
 Tanda tangan digital hanya berlaku jika sistem mengirim atau menerima rekod yang ditandatangani. Persyaratan ini tidak berlaku jika sistem hanya menggunakan tanda tangan digital untuk mendirikan sebuah chanel yang aman. Sistem perusahaan harus: dimana sistem bisnis mampu menyimpan surat digital untuk rekod yang dienkripsi dan yang ditandatangani, harus memperingatkan seorang administrator sistem perusahaan jika surat mendekati kadaluwarsa.
Sistem persahaan mungkin, baik sendiri maupun bersama dengan sistem lain: Mampu menjamin bahwa setiap rekod elektronik yang dibuat atau diterima oleh sistem bisnis, yang menggunakan teknologi tanda tangan digital dapat diambil dan diidentifikasi oleh sistem, bersama dengan otentifikasi metadata.
Dimana sistem bisnis mendukung penggunaan tanda tangan digital, harus:
Mendukung penggunaan metadata untuk rekod elektronik yang dipindahkankan atau diambil tanda tangan digital sesuai dengan stndar metadata yang relevan.
Dapat memeriksa keabsahan tanda tangan digital pada saat pengambilan rekod elektronik
Dapat menyimpan rekod rekod elektronik : tanda tangan digital yang berhubungan dengan rekod, sertifikat keaslian tanda tangan, konfirmasi rincian lainnya sehingga rekod dapat diambil, tetapi tanpa mengorbankan integritas pribadi.
Memungkinkan administrator peusahaan untuk mengkonfigurasi sejauh mana otentifkasi metadata disimpan dengan rutin dengan rekod elektronik.
Mampu menunjukakan integritas berkelanjutan rekod yang ditandatangai digital, apakah sah atau tidak.

Mendukung Impor, Ekspor dan Interoperabilitas

Kemampuan untuk mengimpor dan mengekspor rekod dari sistem perusahaan, dan interoperabilitas dengan sistem lain, sering diperlukan fungsionalitas. Rekod mungkin perlu diekspor ke sistem yang berbeda, seperti sistem manajemen arsip elektronik, atau diekspor ke organisasi lain dalam hal penggabungan. Banyak rekod mungkin perlu dipertahankan selama lebih dari jangka hidup dari sistem perangkat lunak itu sendiri.
 Untuk memudahkan impor dan ekspor, penggunaan format terbuka dan standar industri akan meningkatkan tingkat interoperabilitas dan mengurangi biaya dan kesulitan Terbuka dan standar industri akan meningkatkan tingkat interoperabilitas dan mengurangi biaya dan kesulitan dari proses impor dan ekspor.

Mempertahankan dan membuang rekod yang diperlukan

Berikut persyaratan fungsional berkaitan dengan memastikan:
Pemenuhan dengan otorisasi disposisi
Bagian dari proses penilaian manajemen arsip yang menentukan berapa lama rekod harus disimpan untuk  kebutuhan. Jadwal disposisi yaitu menetapkan periode retensi untuk berbagai kelompok rekod. Keputusan retensi ini didokumentasikan dalam jadwal disposisi.
Disposisi diterapka secara efektif
Ketentuan harus dibuat untuk memfasilitasi retensi dan disposisi baik dalam sistem, atau melalui integrasi dengan komponen perangkat lunak eksternal.
Rekod yang siap untuk disposisi dapat ditinjau kembali
Sebelum mengambil tindakan disposisi, pengguna harus dapat meninjau tindakan disposisi dan mampu untuk mengembangkan itu/ menerapkan sebuah tindakan yang berbeda.
Rekod yang rusak sewajarnya
Tidak mungkin rekod dihapus kecuali sesuai dengan jadwal disposisi resmi dan hanya setelah disetujui oleh pihak yang berwenang.
Metadata dari rekod yang rusak dipertahankan
Bukti pelaksanaan tindakan disposisi jga harus dipertahankan, baik melalui metadata dalam sistem perushaan maupun melalui integrasi dengan sistem lain.
Pelaporan yang dilakukan pada aktivitas disposisi

Kepatuhan terhadap otorisasi disposisi yang diterapkan

1. Mendukung pengontrolan terhadap rekod yang bernilai hukum.
2. Sistem bisnis harus dapat mendukung kelas disposisi untuk setiap klasifikasi rekod yang dikelola.
3. Pastikan bahwa definisi setiap kelas disposisi terdiri dari:
Pengaruh disposisi terhadap masa retensi;
jangka waktu retensi untuk menetapkan berapa lama rekod  harus dikelola, dan
tindakan disposisi untuk menetapkan masa depan rekod.
4. Mendukung definisi dan aplikasi dalam tindakan disposisi sebagai berikut:
review;
ekspor;
transfer; dan
penghancuran.
5. Definisi kelas disposisi harus bersifat fleksibel untuk memungkinkan administrator sistem bisnis menetapkan periode retensi non-standar dan tindakan disposisi.
6. Setiap kelas disposisi diberikan pengenal yang unik.
7. Batasi kemampuan untuk membuat, mengedit dan menghapus kelas disposisi dan otoritas disposisi bagi administrator sistem bisnis atau pengguna resmi lainnya.
8. Setiap perubahan yang terjadi perlu di masukkan ke dalam kelas disposisi.
9. Perubahan yang terjadi pada kelas disposisi segera berpengaruh tehadap semua rekod dan metadata yang dkelola.
10. Mampu melakukan import dan export  kelas disposisi dalam format standar.
11. Memberikan referens dari rekod satu ke rekod lain yang berhubungan.
12. Mendukung pendefinisian kelas disposisi dari beberapa authorities disposisi.
13. Mengizinkan satu atau lebih otoritas disposisi untuk digabung selama proses impor.

APLIKASI DISPOSISI

1. Kelas disposisi diterapkan untuk elektronik rekod dan metadata yang terkait secara sistematis. Cara yang digunakan oleh sistem bisnis untuk menerapkan kelas disposisi dan proses disposisi terkait dapat mencakup:
Penggabungan fungsi disposisi dalam perangkat lunak sistem bisnis
Integrasi aplikasi perangkat lunak eksternal dengan sistem bisnis sehingga memungkinkan penerapan fungsi disposisi
Pemetaan yang dilakukan secara manual dan penerapan otorisasi disposisi ke rekod yang dilakukan oleh administrator sistem bisnis atau pengguna lain yang berwenang; atau
Hanya mencakup kombinasi dari beberapa peraturan di atas.
2. Merekam semua tindakan disposisi dalam profil metadata.
3. Secara otomatis melacak inisiasi dan kemajuan periode retensi untuk menentukan tanggal disposisi elektronik rekod dan metadata yang terkait, atau di mana Pengumpulan berlaku pada rekod elektronik.
4. Memungkinkan administrator sistem bisnis atau pengguna lain yang berwenang untuk menerapkan kelas disposisi yang berbeda pada sebuah rekod elektronik setiap saat.
5. Proses disposisi terdiri dari:
identifikasi rekod elektronik dan metadata yang terkait, dan melakukan Pengumpulan rekod elektronik yang masa retensinya telah berlalu;
aplikasi ulang kelas disposisi jika diperlukan;
melaksanakan tindakan disposisi setelah mendapatkan konfirmasi dari administrator sistem bisnis atau pengguna lain yang berwenang;
6. Batasi operasi dari proses disposisi kepada administrator sistem bisnis atau pengguna resmi lainnya.
7. Dukungan disposisi secara internal didapat dari metadata itu sendiri, contohnya adalah:
tanggal pembuatan rekod;
tanggal pengambilan terakhir rekod;
pembukaan atau penutupan tanggal pengumpulan rekod (jika ada);
tanggal tinjauan terakhir rekod, atau tanggal berlakunya suatu pengumpulan rekod.
8. Dukungan disposisi secara eksternal didapat  dari pemberitahuan tentang suatu acara yang didefinisikan secara manual dan dimasukkan ke dalam sistem oleh pengguna atau didapat secara otomatis melalui sistem bisnis  eksternal yang terintegrasi dengan mekanisme disposisi.
9. Pastikan bahwa periode retensi dihitung dengan tepat waktu.
10. Mampu mengidentifikasi masalah yang terjadi dalam tindakan disposisi dengan baik dengan cara:
Menerapkan tindakan disposisi yang benar sesuai dengan urutan yang ditetapkan oleh organisasi; atau
Memberitahu administrator sistem bisnis atau pengguna lain yang berwenang mengenai masalah yang terjadi dan mlakukan tindakan permintaan perbaikan.
11. Otomatis mendukung nilai hukum rekod elektronik dan metadata yang terkait, atau mungkin suatu pengumpulan rekod elektronik, berdasarkan isi, menentukan elemen metadata atau kombinasi keduanya.
12. Mampu melaporkan semua tindakan disposisi kepada administrator sistem bisnis secara teratur.
13. Mendukung pembuatan kalimat secara otomatis dari rekod elektronik dan metadata yang terkait, atau jika diperlukan pengumpulan dari rekod elektronik, berdasarkan isinya, unsur metadata yang ditetapkan, atau kombinasi dari keduanya.
14. Mendukung sebuah interface dengan mesin alur kerja untuk memfasilitasi proses disposisi.

Review

1. Menyediakan inti dari isi rekod elektronik, atau suatu pengumpulan rekod elektronik yang bertujuan untuk dilakukannya identifikasi sebagai tinjauan sebelum tindakan disposisi.
2. Membuat seluruh isi rekod elektronik, atau pengumpulan rekod elektronik dalam bentuk resensi.
3. Biarkan administrator sistem bisnis untuk mengajukan permohonan kembali terhadap kelas disposisi yang mampu:
menandai rekod elektronik, dan jika diperlukan pengumpulan dari rekod elektronik, untuk retensi lebih lanjut, pertinjauan lebih lanjut, ekspor secara langsung, transfer, pelestarian atau pengrusakan;
4. Membuat rincian kelas disposisi yang berlaku untuk rekod elektronik, atau  jika diperlukan pengumpulan dari rekod elektronik, yang memungkikan diperiksa oleh pemeriksa dengan cara searching atau navigasi.
5. Secara otomatis merekam tanggal review terakhir sebagai metadata yang aktif, dan memungkinkan pemeriksa menambah alasan untuk meninjau kembali keputusan metadata deskriptif.

PEMUSNAHAN

1. Pastikan bahwa proses pemusnahan dilakukan secara lengkap atau tidak dapat diketahui lagi mengenai semua isi rekod, dan mereka tidak dapat dipulihkan melalui fitur sistem operasi atau teknik pemulihan data.
2. mendapatkan konfirmasi pemusnahan dari administrator sistem bisnis atau pengguna resmi lainnya sebagai bagian dari proses disposisi.
3. Mencegah penghancuran rekod elektronik, atau jika diperlukan pengumpulan dari rekod elektronik, sampai konfirmasi diterima, dan memungkinkan proses akan dibatalkan jika konfirmasi tidak diterima.
4. Memiliki kemampuan untuk memastikan bahwa ketika suatu rekod elektronik dihancurkan, semua renditions alternatif rekod juga hancur.

Disposis Metadata

Sistem bisnis seharusnya :
1. Mendukung perkembangan metadata tambahan
2. Link disposisi metadata yang aktif untuk mewakili fungsinya, sehingga dapat digunakan untuk pemicu proses secara otomatis
3. Mampu mendeteksi perubahan metadata yang dapat mempengaruhi waktu retensi
4. Mampu membatasi perubahan metadata yang mempengaruhi waktu retensi terhadap sistem administrasi rekod bisnia atau pengguna lain
5. Mampu mempertahankan metadata rekod yang telah dialihkan atau hancur
6. Mampu merekam tanggal dan semua hal tentang disposisi rekod secara rinci


Sistem bisnis seharusnya :
1. Memungkinkan pengguna untuk menambahkan elemen metadata yang diperlukan untuk manajemen arsip
2. Mampu memelihara sejarah disposisi yang telah diterapkan pada rekod tertentu
3. Memungkinkan sistem administrator bisnis untuk menentukan subjek dari metadata

Sistem bisnis memungkinkan :
1. Dapat mengekspor metadata secara spesifik sesuai standar metadata yang relevan.
2. Terdapat free-teks field untuk rekod pengguna
3. Terdapat entri untuk kelas disposisi dan otoritas disposisi, seperti tanggal dan rincian revisi rekod, tanggal dan rincian ketika digantikan
4. Memungkinkan sistem administrator bisnis untuk mengarsipkan penetapan metadata

Laporan dari Aktivitas Disposisi

Sistem bisnis seharusnya:
1. Mampu melaporkan tentang semua aktivitas disposisi yang dilakukan oleh sistem
2. Mampu melaporkan tentang :
Semua kelas disposisi saat ini didefinisikan dalam sistem; semua rekod elektronik dan metadata yang terkait; semua tindakan disposisi pada rekod elektronik yang akan terjadi selama jangka waktu tertentu; semua rekod elektronik karena untuk disposisi dalam jangka waktu tertentu (memberikan informasi kuantitatif pada volume dan jenis data), dan semua rekod elektronik yang terlambat untuk disposisi pada suatu waktu tertentu (memberikan informasi kuantitatif pada volume dan jenis rekod)
3. Mampu menghasilkan laporan yang detail mengenai kegagalan saat mengekspor rekod dari sistem, mengidentifikasi rekod yang gagal di ekspor
4. Mampu melaporkan secara rinci mengenai hasil dari proses penghancuran rekod

Sistem bisnis sebaiknya:
1. Mampu melaporkan semua subjek rekod elektronik dikenakan disposisi

Sistem bisnis memungkinkan:
1. Dapat melaporkan review mengenai keputusan untuk peninjauan selama jangka waktu yang diberikan


APENDIKS

A. GLOSARI

1. Akses : Hak, kesempatan, menemukan, menggunakan atau mengambil informasi. Sumber: ISO 15489, Bagian 3.1
2. Pengawasan akses : Skema mekanisme non-hierarkis yang dapat diterapkan pada rekod elektronik untuk mencegah akses oleh pengguna yang tidak sah.
3. Pengumpulan : Akumulasi rekod (dokumen, objek digital) misalnya folder digital, seri.
4. Jejak Audit : Data yang memungkinkan rekonstruksi dari kegiatan sebelumnya (tanggal, operator) sehingga urutan kejadian dapat ditentukan dalam urutan kronologis yang benar.
5. Otentikasi : Proses pengujian suatu pernyataan untuk membangun tingkat keaslian
6. Sistem bisnis : Sistem yang dapat mengelola data mengenai kegiatan organisasi. Tujuan utamanya adalah memfasilitasi transaksi antara unit organisasi dan pelanggannya
7. Administrator sistem bisnis: Peran pengguna dalam tanggung jawab pengoperasian sistem termasuk mengkonfigurasi, memonitori dan mengelola sistem bisnis dan penggunaannya
8. Menangkap: Proses pengajuan dokumen atau objek digital ke dalam sistem manajemen arsip dan menugaskan metadata untuk menggambarkan, merekam dan menempatkannya dalam konten metadata.
9. Otoritas Sertifikat : Badan yang menghasilkan sertifikat yang mengikat.
10. Klasifikasi : Suatu sistem untuk mengidentifikasi dan mengatur rekod bisnis yang sesuai dengan metode dan peraturan-peraturan yang ada.
11. Komponen : Bagian unsur pokok dari rekod elektronik perlu untuk ditangkap ke dalam komponen metadata sehingga memungkinkan untuk dikelola dari waktu ke waktu, misalnya untuk keperluan migrasi.
12. Gabungan rekod : Rekod yang terdiri dari beberapa komponen individu.
13. Pengawasan : Pengelolaan rekod baik yang berbentuk fisik maupun intelektual yang ditetapkan berdasarkan informasi dari dokumen, seperti keadaan fisik dan isinya.
14. Konversi : Proses merubah rekod dari satu format ke format lain.
15. Kunci kriptografi : Elemen data yang digunakan untuk mendekripsikan pesan elektronik.
16. Data : Fakta atau instruksi yang diwakili secara formal, cocok untuk transmisi, interpretasi atau pemrosesan secara manual maupun secara otomatis
17. Elemen data : Unit data yang diidentifikasi dari komponen dasar organisasi dalam database
18. Database : Pengumpulan data yang saling terkait dan terorganisir.
19. Penghapusan : Proses pemindahan atau penghapusan informasi dari proses disposal
20. Deskriptor : Kualifikasi non-hirarki yang berguna untuk membatasi akses ke rekod tertentu
21. Pengrusakan : penghapusan rekod secara permanen sesuai dengan jadwal disposisi
22. Sertifikat digital : Dokumen elektronik yang ditandai oleh otoritas sertifikasi yang mengidentifikasi dan mewakili entitas bisnis mereka.
23. Folder digital : Satu set rekod elektronik yang memiliki hubungan keterkaitan yang erat dalam sistem bisnis dan dikelola sebagai satu objek.
24. Objek digital : Sebuah objek yang dapat diwakili oleh komputer, seperti jenis file dari suatu aplikasi perangkat lunak (misalnya spreadsheet, gambar).
25. Tanda tangan digital : Mekanisme keamanan dalam rekod elektronik yang memungkinkan identifikasi pencipta objek digital dan yang juga dapat digunakan untuk mendeteksi dan melacak perubahan yang telah dilakukan terhadap objek digital.
26. Designing and implementing recordkeeping sistems (DIRKS) : Metode untuk mengelola rekod dan informasi bisnis lainnya yang tercantum dalam Standard on Records Management (ISO 15489, Part 1, Section 8.4)
27. Disposisi : Berbagai proses yang berkaitan dengan penerapan keputusan retensi, penghancuran atau transfer rekod
28. Tindakan disposisi : Tindakan yang dicatat dalam otoritas disposisi yang menunjukkan masa retensi minimum untuk rekod dan tanggal dimana disposisi seharusnya dihitung.
29. Otoritas disposisi : Instrumen formal yang mendefinisikan periode retensi dan tindakan disposisi yang dijelaskan dalam kewenangan.
30. Kelas Disposisi: Menjelaskan karakteristik rekod yang memiliki aktivitas sejenis beserta tindakan disposisinya.
31. Pemicu disposisi : Inti dari penghitungan tindakan disposisi, berupa tanggal
32. Electronic document and records management sistem (EDRMS) : Sistem pengelolaan rekod elektronik yang mampu menyediakan pengelolaan dokumen secara fungsional.
33. Pesan elektronik : Komunikasi dengan menggunakan sistem elektronik, misalnya email
34. Sistem pesan elektronik : Aplikasi digunakan oleh organisasi atau individu untuk mengirim dan menerima, serta menyimpan dan mengambil pesan elektronik.
35. Rekod elektronik : Rekod yang disimpan pada media elektronik, diproduksi, dikomunikasikan, dipelihara dan diakses melalui peralatan elektronik.
36. Electronic records management sistem (ERMS) : Sistem yang digunakan untuk mengatur penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan disposisi rekod elektronik.
37. Enkripsi : Proses konversi data ke dalam kode yang aman melalui penggunaan algoritma enkripsi untuk pengiriman melalui jaringan publik.
38. Bukti : Bukti dari transaksi bisnis
39. Ekspor : Proses disposisi dimana salinan metadata rekod elektronik dapat dipindahkan dari satu sistem ke sistem lain, baik dalam maupun luar organisasi.
40. Ekstrak : Salinan rekod elektronik dari beberapa material yang sudah dipindahkan.
41. Field : Satu atau lebih elemen data yang berhubungan yang mewakili kategori informasi dalam database.
42. File : Dokumen yang terorganisasi dengan subjek atau aktivitas yang sama; Tindakan menempatkan dokumen di lokasi yang ditentukan sesuai dengan skema kontrol
43. Ketetapan : Kualitas yang ditetapkan
44. Folder:  Perwakilan rekod dalam system bisnis dan pengalokasian kategori rekod dengan skema klasifikasi rekod.
45. Format: Bentuk fisik atau format komputer sebuah rekod.
46. Fungsi: skema klasifikasi level pertama yang mewakili pertanggungjawaban utama yang datur oleh organisasi untuk memenuhi tujuan akhir.
47. Identifikasi: kegiatan penanda unik pada rekod untuk memberikan bukti bahwa rekod itu tercipta.
48. Impor: Menerima rekod elektronik atau metadata yang berhubungan kedalam satu system dari system yang lain, antar organisasi atau organisasi lain.
49. Inherit: Mengambil atribut metadata dari entitas keluarga.
50. Instan: sebuah proses catatan rekod elektronik dengan format tertentu pada waktu tertentu.
51. Integrasi: hubungan ikatan yang kuat antara system bisnis dan aplikasi atau mekanisme lain.
52. Interface: mekanisme dimana data bisa ditukar antar aplikasi.
53. Native format: format awal penciptaan rekod.
54. Rekod: (kata benda) informasi dalam format apapun yang tercipta, diterima dan diolah sebagai bukti dan informasi dari sebuah organisasi atau perorangan, dalam melaksanakan legalitas obligasi atau transaksi bisnis.
55. Kategori rekod: sebuah sub divisi dari skema klasifikasi yang kemudian dibagi kembali menjadi satu atau lebih kategori pada level yang lebih rendah.
56. Metadata Rekod: proses dan sistem yang dibuat dan diatur untuk merawat, mengatur, mengidentifikasi, otentifikasi dan kontekstualis rekod dan penciptanya,
57. Tipe rekod: definisi dari objek rekod yang menspesifikasikan manajemen tertentu yang digunakan, atribut metadata dan format yang biasa digunakan.
58. Skema klasifikasi rekod: alat klasifikasi berupa hirarki yang ketika diaplikasikan pada sistem bisnis dapat memfasilitasi penangkapan pemberian judul, perawatan dan disposisi rekod.
59. Alat klasifikasi rekod: sebuah alat atau metode yang digunakan untuk membantu mengklasifikasi , memberi judul, mengakses, mengontrol, dan temu kembali rekod. (contoh: skema klasifikasi, thesaurus, skema indeks atau kosakata terkendali)
60. Manajemen rekod: wilayah manajemen yang bertanggung jawab untuk efisiensi dan kontrol sistematik dari pembuatan, penerimaan, perawatan, penggunaan, dan disposisi rekod yang berisi aktivitas bisnis.
61. Database yang berhubungan: kumpulan dari elemen data yang terorganisir dalam satu set table yang dideskripsikan secara formal dimana data dapat di akses dengan cara yang berbeda.
62. Periode Retensi: lamanya waktu setelah batas disposisi dimana rekod haruslah dirawat dan dapat diakses.
63. Kategori keamanan: pengaturan secara hirarki (‘rahasia’, ‘dilindungi’,dll) yang dialokasikan berdasarkan pengguna, peran pengguna, pembatasan akses rekod elektronik.
64. Sistem klasifikasi keamanan: sepaket prosedur untuk mengidentifikasi dan melindungi informasi resmi.
65. Kontrol keamanan : skema penandaan untuk proteksi yang dialokasikan ke pengguna, rekod elektronik dan rencana akses terbatas terhadap entitas rekod.
66. Kontrol sistem akses: Mekanisme yang digunakan untuk mencegah akses ke sistem bisnis dari pengguna yang tidak dibolehkan.
67. Aturan sistem: kebijakan internal ke sistem software yang ditentukan oleh administrator  sistem bisnis.
68. Transfer: proses disposisi, terdiri dari pengiriman rekod elektronik yang telah di terima, dan metadata yang berhubungan.
69. Grup akses pengguna: sebuah paket yang dinamai secara individu (pengguna yang dikenal oleh sistem bisnis) yang membuat sebuah grup yang bisa diberi nama dan stabil.
70. Profil pengguna: ringkasan dari seluruh atribut yang dialokasikan ke pengguna dari sistem bisnis. Termasuk username, ID, password, dan keamanan akses.
71. Peraturan pengguna: sepaket  peraturan standar dari sistem bisnis berupa perijinan fungsional yang mungkin diperbolehkan untuk definisi ulang subset dari sistem pengguna.

B. Integrasi penyimpanan rekod yang memperhatikan sistem perkembangan siklus hidup.

Penyimpana rekod yang terintegrasi akan memudahkan kinerja kegiatan bisnis karena akan mempermudah pengidentifikasian rekod secara keseluruhan sehingga dapat digunakan dengan efisien. Namun hal ini memerlukan format dan sistem yang sama pada setiap bidang dan sub bidang, dan hal ini akan sulit jika pengintegrasian ini dianggap hanya tambahan dan bukan sesuatu yang penting yang perlu diperhatikan.
Implikasi yang timbul diantaranya:
1. Inisiasi project Untuk mengidentifikasi rekod, ke-ontetik-an, dan memutuskan sistem yang tepat yang harus dijalankan dalam kegiatan bisnis yang bersangkutan.
2. Perencanaan dalam tahap ini, setelah sistem yang tepat ditemukan, maka perencanaan diperlukan untuk memastikan bahwa yang dibutuhkan oleh sistem tersebut dapat terpenuhi. Dari segi budget, sumber daya, dan bermacam-macam hal yang dibutuhkan agar sistem yang telah dibuat dapat berjalan dengan baik dalam pelaksanaannya.
3. Analisis Persyaratan pengguna fungsional secara formal di definisikan melalui persyaratan baik dari data, kinerja sistem, pengamanan dan perawatan untuk sistem tersebut.
4. Desain karakteristik fisik dari sistem di desain selama tahap ini, dan harus mencangkup persyaratan fungsional untuk penyimpanan rekod.
5. Implementasi aktifitas dari tahap ini mentranslasikan dari desain sistem ke sistem kerja informasi yang memungkinkan pengecekan apakah sistem tersebut dapat di implementasikan dan dapat digunakan dengan baik sesuai dengan persyaratan proses fungsional.
6. Perawatan selama fase ini sistem diawasi secara berkala apakah sesuai dengan kebutuhan pengguna , dan mencari tahu inovasi baru sehingga dapat digunakan secara lebih efisien lagi.
7. Review dan evaluasi dilakukan dalam 2 perspektif, pertama dari perspektif sistem bisnis memastikan aktifitas berjalan lancar dan tujuan bisnis tercapai dengan memuaskan, dan yang kedua adalah perspektif dari metodologi pekerja untuk mengembangkan sistem, apakah sudah cukup efektif, efisien ataukah komplit? Yang tidak boleh dilupakan, yang harus diperhatikan pada  penyimpanan rekod adalah penilaian kinerja dan kriteria lain dapat dikembangkan seiring dengan perkembangan sistem bisnis.




PERPUSTAKAAN SEKOLAH


Pendahuluan

Pada hakikatnya, keberhasilan dunia pendidikan tidak semata-mata hanya diukur dari banyaknya jumlah pengajaran, jumlah peserta didik dan jumlah dana atau anggaran yang telah dikeluarkan. Tetapi, keberhasilah dunia pendidikan juga terukur dari besarnya kualitas pendidikan yang dihasilkan sehingga menghasilkan banyak para ahli diberbagai bidang ilmu pengetahuan. Banyak faktor yang menentukan tinggi rendahnya kualitas pendidikan. Salah satu faktornya adalah minat membaca dilingkungan masyarakat karena semakin banyak seseorang membaca maka semakin banyak pula pengetahuan yang dia miliki.

Didalam masyarakat Indonesia sendiri, minat baca masyarakat sangatlah minim. Hal ini terbukti dengan banyaknya masyarakat yang buta huruf dan sedikitnya perpustakaan maupun pengunjung perpustakaan itu sendiri.

Pada dasarnya, minat baca haruslah dipupuk sejak dini agar menjadi suatu kebiasaan. Dalam hal ini, orang tualah yang memiliki peran utama dalam memperkenalkan dan membiasakan membaca. Selain itu, pendidikan di sekolah juga merupakan faktor utama dalam pembiasaan membaca dikalangan masyarakat karena sekolah merupakan tempat menuntut ilmu yang tidak didapatkan di keluarga.

Berdasarkan Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional No. 20 ahun 2003 manyatakan bahwa “setiap satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional, dan kejiawaan peserta didik.  Dalam PP 19 Tahun 2005, dijelaskan bahwa “standar sarana dan prasarana adalah standar nasional pendidikan yang berkaitan dengan kriteria minimal tentang ruang belajar, tempat berolahraga, tempat beribadah, perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja, tempat bermain, tempat berkreasi dan berekreasi, serta sumber belajar lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran, termasuk penggunaan teknologi informasi dan dan komunikasi. Yang perlu digaris bawahi dari peraturan-peraturan pemerintah tersebut adalah sekolah wajib menyediakan perpustakaan untuk menunjang proses belajar dan mengajar.

Perpustakaan adalah unit kerja yang mengalami sumber daya manusia, ruang khusus, dan koleksi bahan pustaka sekurang-kurangnya 1000 judul terdiri dari berbagai disiplin ilmu yang sesuai dengan jenis perpustakaan yang bersangkutan. Perpustakaan sekolah itu sendiri adalah perpustakaan yang berada pada lembaga pendidikan sekolah yang merupakan bagian integral dari sekolah yang bersangkutan dan merupakan sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan sekolah bersangkutan. 

Perpustakaan sekolah sangat berperan penting dalam pembiasaan membaca para peserta didik. The Liang Gie (1984 : 57) menyatakan bahwa “sebab tidak ada belajar yang dapat dilaksanakan tanpa pembacaan, dan gudang bacaan adalah perpustakaan”. Perpustakaan sekolah dapat memberikan sumber alternatif yang dibutuhkan oleh siswa sehingga memungkinkan pengetahuan yang dimiliki siswa semakin luas. Lebih lagi, dengan semakin berkembangnya sistem pendidikan berbasis kompetensi dan berbagai indikator performa peserta didik, maka para murid dituntut untuk aktif dalam kegiatan belajar-mengajar sedangkan guru hanya dijadikan sebagai fasilitator. Namun, pada kenyataannya banyak sekolah-sekolah di Indonesia yang hanya mengandalkan buku paket yang telah ditetapkan oleh sekolah sebelumnya sebagai sumber pembelajaran. Hal ini justru akan membatasi pengetahuan yang dimiliki oleh siswa karena buku-buku paket tersebut hanya diterbitkan oleh satu penerbit dan memiliki cakupan ilmu pengetahuan yang terbatas. Bahkan, ironisnya, sering kali buku paket dipilih berdasarkan kedekatan pengelola sekolah dengan penerbit tertentu.

Banyak sekolah-sekolah yang hanya memandang perpustakaan sekolah dengan sebelah mata, yang seolah-olah pengadaan perpustakaan sekolah hanya untuk memunuhi tuntutan undang-undang atau peraturan pemerintah. Bahkan masih banyak sekolah-sekolah yang tidak memiliki perpustakaan. Hal ini sangat memprihatinkan karena seharusnya perpustakaan sekolah merupakan jantung sekolah dimana siswa mendapatkan sumber pengetahuan seluas-luasnya sehingga dapat menciptakan pendidikan yang berkualitas.

Tinjauan Literatur


HDI (Human Development Index) Indonesia termasuk nomor urut 110 untuk tingkat dunia. Sementara negara Thailand no 70, Malaysia 59, Philipina 77, Cina 96, dan Vietnam 109, dibanding 177 negara di dunia. Jelas sekali bahwa kita masih sangat jauh tertinggal dari berbagai negara berkembang. ( Sumber UNDP). Sasaran pendidikan kita untuk umur 7 s/d 24 tahun adalah 78.203.400 orang.Yang terlaksana terdidik sebanyak 39.770.490, yang masih harus ditingkatkan pendidikannya (yang tidak terlayani oleh pemerintah) 38.432.910 orang, artinya 49,14%. Jumlah untuk umur 0 - 6 tahun, dari jumlah 104.376.163 anak, terlayani 46.929.690 anak, dan yang belum terlayani 57.446.473 anak atau 55,04%. Ini semua menjadi lahan bagi masyarakat untuk turut mengatasi problem pendidikan di Indonesia umumnya, khususnya di Sumatera Barat. (Sumber data dari Balitbang Diknas). Keadaan anak dini usia yang memerlukan perhatian kita bersama ada 26,17 juta anak. Yang terlayani baru 7,16 juta anak, jadi 19,01 juta anak atau 72,64% masih memerlukan perhatian masyarakat. ( data dari Balitbang Diknas ). Penduduk BUTA AKSARA ada 200.000 orang (data 2003), Sebagian dari mereka ada di Sumatera Barat.

Fakta-fakta tersebut sangatlah memprihatinkan. Usaha untuk meningkatkan minat dan budaya baca masyarakat merupakan tantangan berat bagi perpustakaan dan para pustakawan. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, perpustakaan dan pustakawan sebagai bagian dari mata rantai informasi, ke depan dituntut untuk dapat berperan lebih optimal dalam ikut serta mewujudkan masyarakat informasi, melalui kiprahnya dalam memberikan layanan bahan pustaka dan informasi kepada masyarakat.

Kesadaran dari dalam (internal) perpustakaan harus dibangun kembali untuk menunjukkan bahwa perpustakaan adalah sumber primer bagi setiap pencari informasi. Perpustakaan adalah bangunan utama untuk melahirkan suatu komunitas ilmiah dan masyarakat informasi. Perpustakaan juga merupakan jalan untuk menuju masyarakat modern yang berperadaban. Namun demikian, untuk merealisasikan semua impian itu bukanlah sesuatu yang mudah. Secara terus menerus dilakukan inovasi untuk menciptakan perpustakaan yang sesuai dengan tuntutan zaman (Qalyubi, dkk., 2007 : 441).

Perpustakaan masa depan (Supriyanto dkk., 2006 : 255), diharapkan bukan saja dapat mengubah dirinya dari yang bersifat tradisional menjadi modern, yang kecil menjadi besar, atau yang sepi pengunjung menjadi ramai. Tetapi lebih dari pada itu, yaitu perpustakaan yang mampu menjadikan organisasinya menyediakan dan melayankan berbagai sumber informasi secara tepat guna dan tepat sasaran, menciptkan kondisi masyarakat menyadari, memahami dan mewujudkan suatu kehidupan yang terdidik baik dan terinformasi baik (well educated and well informed), sehingga mereka mampu melakukan perubahan, baik pada dirinya maupun orang lain dalam pola pikir (mind set), berbicara, berperilaku, atau bertindak, karena telah didasari oleh wawasan, kemampuan, pengalaman, dan ketrampilan. Itulah kira-kira gambaran atau profil dari masyarakat informasi yang untuk mewujudkannya menjadi bagian dari tugas atau tanggung jawab dari perpustakaan dan pustakawan.

Konsep perpustakaan sekolah sendiri digambarkan oleh Herring telah mengalami pergeseran dari istilah School Library ke istilah School Library Resource Centre (SLRC) yakni secara modern perpustakaan sekolah lebih terintegrasi pada proses belajar mengajar di sekolah dan menekankan bahan tercetak dan noncetak sebagai fasilitas untuk berkreasi serta adanya staf profesional. (Herring, 1988 : 5-6). Smith (1989) juga mengatakan bahwa telah terjadi pergeseran istilah library ke media center yang membawa pengaruh terhadap personel yang menangani perpustakaan sekolah yakni school librarian menjadi school library media specialist. Perubahan ini membawa perluasan tugas terhadap personel tersebut yakni dari penyedia informasi tercetak dan kini pustakawan sekolah diharapkan menyediakan program keterampilan informasi yang terintegrasi dengan kurikulum. Semua pergeseran istilah tersebut didukung dengan perkembangan sistem pendidikan berbasis kompetensi. Semua pernyataan diatas membuktikan bahwa target perpustakaan sekolah bukan hanya untuk menciptakan budaya gemar membaca tetapi juga mencetak generasi-genarasi berbasis teknologi. Hal ini merupakan tantangan yang cukup sulit bagi perpustakaan sekolah maupun sekolah itu sendiri.

Yang termasuk dalam pengertian perpustakaan sekolah, adalah perpustakaan Sekolah Dasar/ Madrasah Ibtidaiyah, perpustakaan Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama/ Madrasah Tsanawiyah, perpustakaan Sekolah Menengah Umum/ Madrasah Aliyah, perpustakaan sekolah menengah kejuruan dan lain-lain sesuai jenjang dan bentuk satuan pendidikan sebagaimana dimaksud pada Peraturan Pemerintah nomor 27, 28, dan 29 Tahun 1990 serta nomor 72 Tahun 1991. 

Misi

Perpustakaan sekolah menyediakan informasi dan ide yang merupakan fondasi agar berfungsi secara baik di dalam masyarakat masa kini yang berbasis informasi dan pengetahuan. Perpustakaan sekolah merupakan sarana bagi para murid agar terampil belajar sepanjang hayat dan mampu mengembangkan daya pikir agar mereka dapat hidup sebagai warga negara yang bertanggung jawab.

Tujuan

Perpustakaan sekolah sebagai sumber belajar dan bagian integral dari sekolah bersama-sama dengan sumber belajar lainnya bertujuan mendukung proses kegiatan belajar mengajar demi tercapainya tujuan pendidikan sekolah yang bersangkutan.

Fungsi

Perpustakaan sekolah sebagai perangkat pendidikan di sekolah merupakan bagian integral dalam sistem kurikulum sekolah berfungsi, sebagai pusat kegiatan belajar mengajar, pusat penelitian sederhana dan pusat membaca guna menambah ilmu pengetahuan dan rekreasi.

Kebijakan

Kebijakan perpustakaan sekolah disusun dengan mempertimbangkan berbagai kebijakan dan kebutuhan sekolah yang menyeluruh, serta mencerminkan etos, tujuan dan sasaran maupun kenyataan sekolah. 
Kebijakan tersebut menentukan kapan, di mana, untuk siapa dan oleh siapa potensi maksimal akan dilaksanakan. Kebijakan perpustakaan akan dapat dilaksanakan bila komunitas sekolah mendukung dan memberikan sumbangan pada maksud dan tujuan yang ditetapkan di dalam kebijakan. Karena itu, kebijakan tersebut harus tertulis dengan sebanyak mungkin keterlibatan yang berjalan secara dinamis, melalui banyak konsultasi yang dapat diterapkan, serta hendaknya disebarkan seluas mungkin melalui media cetak. Dengan demikian, filosofi, ide, konsep dan maksud untuk pelaksanaan danpengembangannya akan makin jelas serta dimengerti dan diterima, sehingga hal itu dapat segera dikerjakan secara efektif dan penuh semangat. 

Kebijakan tersebut harus komprehensif serta dapat dilaksanakan. Kebijakan perpustakaan sekolah tidak boleh ditulis oleh pustakawan sekolah sendirian, tetapi harus melibatkan para guru dan manajemen senior. Konsep kebijakan harus dikonsultasikan secara luas di sekolah dan mendapat dukungan melalui diskusi terbuka yang mendalam. Dokumen dan rencana kerja berikutnya akan menjelaskan peranan perpustakaan dalam hubungannya dengan berbagai aspek berikut:
o kurikulum sekolah
o metode pembelajaran di sekolah
o memenuhi standar dan kriteria nasional dan lokal
o kebutuhan pengembangan pribadi dan pembelajaran murid dan
o kebutuhan tenaga pendidikan bagi staf
o meningkatkan aras keberhasilan.

Komponen yang memberikan sumbangan ikut ambil bagian dalam perpustakaan sekolah yang dikelola dengan baik dan efektif secara maksimal adalah sebagai berikut:
o anggaran dan pendanaan
o tempat/lokasi
o sumberdaya
o organisasi
o ketenagaan
o penggunaan perpustakaan
o promosi.

Semua komponen tersebut di atas adalah penting di dalam kerangka kerja kebijakan dan rencana kegiatan yang realistis. Aspek tersebut akan dibahas di dalam dokumen ini. Rencana kegiatan harus mencakup strategi, tugas, sasaran, pemantauan dan evaluasi secara rutin. Kebijakan dan rencana merupakan dokumen aktif yang harus selalu ditinjau ulang.

Anggaran dana

Perpustakaan sekolah harus memperoleh dana yang mencukupi dan berlanjut untuk tenaga yang terlatih, materi perpustakaan, teknologi dan fasilitas serta aksesnya harus bebas biaya. Sebagai ketentuan umum, anggaran material perpustakaan sekolah paling sedikit adalah 5% untuk biaya per murid dalam sistim persekolahan, tidak termasuk untuk belanja gaji dan upah, pengeluaran pendidikan khusus, anggaran transportasi serta perbaikan gedung dan sarana lain.

Perabot dan peralatan

Disain perpustakaan sekolah memainkan peran utama menyangkut bagaimana perpustakaan melayani sekolah. Penampilan estetis perpustakaan sekolah memberikan rasa nyaman dan merangsang komunitas sekolah untuk memanfaatkan waktunya di perpustakaan. Perpustakaan sekolah yang dilengkapi secara tepat hendaknya memiliki karakteristik sebagai berikut:
o rasa aman
o pencahayaan yang baik
o didisain untuk mengakomodasi perabotan yang kokoh, tahan lama dan fungsional, serta memenuhi peryaratan ruang, aktivitas dan pengguna perpustakaan
o didisain untuk menampung persyaratan khusus populasi sekolah dalam arti cara paling restriktif.
o didisain untuk mengakomodasi perubahan pada program sekolah, program pengajaran , serta perkembangan teknologi audio, video dan data yang muncul.
o didisain untuk memungkinkan penggunaan, pemeliharaan serta pengamanan yang sesuai menyangkut perabotan, peralatan, alat tulis kantor dan materi.
o dirancang dan dikelola untuk menyediakan akses yang cepat dan tepat waktu keaneka ragam koleksi sumber daya yang terorganisasi.
o dirancang dan dikelola sehingga secara estetis pengguna tertarik dan kondusif dalam hiburan serta pembelajaran, dengan panduan dan tanda-tanda yang jelas dan menarik

Peralatan elektronik dan pandang-dengar

Perpustakaan sekolah mempunyai peran penting sebagai pintu gerbang bagi masyarakat masa kini yang berbasis informasi. Karena alasan inilah, maka perpustakaan sekolah harus menyediakan akses ke semua peralatan elektronik, komputer, dan pandang-dengar. Peralatan tersebut meliputi:
o komputer meja dengan akses Internet
o katalog akses publik yang di sesuaikan dengan usia dan tingkat murid yang berbeda
o tape-recorder
o perangkat CD-ROM
o alat pemindai (scanner)
o perangkat video (video players)
o peralatan komputer, khusus disesuaikan untuk pengguna tuna netra ataupun menderita cacad fisik lainnnya.
Perabotan komputer hendaknya didisain untuk anak-anak dan mudah disesuaikan guna
meneuhi ukuran fisik yang berbeda.

Kebijakan manajemen koleksi

Perpustakaan sekolah hendaknya menyediakan akses ke sejumlah besar sumberdaya yang memenuhi kebutuhan pengguna berkaitan dengan pendidikan, informasi dan pengembangan pribadi. Perkembangan koleksi yang terus menerus merupakan keharusan untuk menjamin penggguna memperoleh pilihan terhadap materi baru secara tetap.
Tenaga perpustakaan sekolah harus bekerjasama dengan administrator dan guru agar dapat mengembangkan kebijakan manajemen koleksi bersama. Pernyataan kebijakan semacam itu harus berdasarkan kurikulum, kebutuhan khusus dan kepentingan komunitas sekolah, dan mencerminkan keanekaragaman masyarakat di luar sekolah. Unsur berikut hendaknya dimasukkan dalam pernyataan kebijakan:
o Manifesto Perpustakaan Sekolah IFLA/UNESCO – Misi
o Pernyataan Kebebasan Intelektual
o Kebebasan Informasi
o Tujuan kebijakan manajemen koleksi dan kaitannya pada sekolah dan kurikulum
o Program jangka pendek dan panjang

Koleksi perpustakaan sekolah

Koleksi perpustakaan sekolah adalah semua jenis bahan pustakan yang dikumpulkan atau diadakan, diolah, disimpan, dan dimanfaatkan oleh siswa/guru untuk menunjang kegiatan proses belajar mengajar disekolah. Sebuah perpustakaan sekolah minimal harus memiliki koleksi dasar sebagai koleksi pertama yang harus dimiliki pada waktu sekolah memulai membangun koleksi perpustakaannya. Jumlah koleksi dasar perpustakaan sekolah minimal 1000 judul, terdiri dari berbagai disiplin ilmu/mata pelajaran sesuai sekolah yang bersangkutan. Jenis-jenis koleksi dasar ini, adalah buku pelajaran pokok, buku pelajaran pelengkap, buku referensi dan buku bacaan. Koleksi dasar yang dimiliki harus selalu dikembangkan/ditambahkan, khususnya buku bacaan yang mengarah kepada ratio 1 siswa 10 judul untuk SD, 12 judul untuk SLTP, dan 14 judul untuk SLTA.

Pengembangan koleksi ini dilakukan secara bertahap dan pali lama harus dapat dipenuhi selama 5 tahun sejak berdirinya perpustakaan sekolah tersebut. Apabila perpustakaan sekolah telah berkembang, maka koleksi yang harus ditambahkan adalah terbitan berkala, pamflet atau brosur, media pendidikan, alat peraga dan kliping.

Layanan perpustakaan

Ada berbagai macam jenis layanan perpustakaan, namun layanan minimal yang harus tersedia pada perpustakaan sekolah adalah layanan sirkulasi, layanan rujukan, dan layanan membaca.

Ketenagaan (staf)

“Pustakawan sekolah adalah tenaga kependidikan berkualifikasi serta profesional yang bertanggung jawab atas perencanaan dan pengelolaaan perpustakaan sekolah, didukung oleh tenaga yang mencukupi, bekerja sama dengan semua anggota komunitas sekolah dan berhubungan dengan perpustakaan umum dan lain-lainnya.”

Salah satu tujuan utama manajemen tenaga perpustakaan sekolah ialah agar semua anggota staf harus memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebijakan jasa perpustakaan, tugas dan tanggung jawab yang jelas, kondisi peraturan yang sesuai menyangkut pekerjaan dan gaji yang kompetitif yang mencerminkan profesionalisme pekerjaan.

Peran utama pustakawan ialah memberikan sumbangan pada misi dan tujuan sekolah termasuk prosedur evaluasi dan mengembangkan serta melaksanakan misi dan tujuan perpustakaan sekolah. Pustakawan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang berkaitan dengan penyediaan informasi dan pemecahan masalah informasi serta keahlian dalam menggunakan berbagai sumber, baik tercetak maupun elektronik. Pengetahuan, keterampilan dan keahlian pustakawan sekolah mampu memenuhi kebutuhan masyarakat sekolah tertentu. Di samping itu, pustakawan hendaknya memimpin kampanye membaca dan promosi bacaan anak, media dan budaya.

Dukungan menajemen sekolah amat perlu, tatkala perpustakaan menyelenggarakan aktivitas interdisipliner. Pustakawan harus melapor langsung ke kepala sekolah atau wakilnya. Sangatlah penting serta diupayakan agar pustakawan diterima setara dengan anggota tenaga profesional dan dapat berpartisipasi dalam kelompok kerja dan ikut serta dalam semua pertemuan dalam kedudukannya sebagai kepala unit/bagian perpustakaan. Pustakawan hendaknya menciptakan suasana yang sesuai untuk hiburan dan pembelajaran yang bersifat menarik, ramah serta terbuka bagi siapa saja tanpa rasa takut dan curiga. Semua orang yang bekerja di perpustakaan sekolah harus memiliki reputasi yang baik dalam kaitannya dengan anak, kawula muda dan orang dewasa. Pustakawan sekolah diharapkan mampu melakukan tugas berikut:
o menganalisis sumber dan kebutuhan informasi komunitas sekolah
o memformulasi dan mengimplementasi kebijakan pengembangan jasa
o mengembangkan kebijakan dan sistim pengadaan sumberdaya perpustakaan
o mengkatalog dan mengklasifikasi materi perpustakaan
o melatih cara penggunaan perpustakaan
o melatih pengetahuan dan keterampilan informasi
o membantu murid dan guru mengenai penggunaan sumberdaya perpustakaan dan teknologi informasi
o menjawab pertanyaan referensi dan informasi dengan menggunakan berbagai materi yang tepat
o mempromosikan program membaca dan kegiatan budaya
o ikut serta dalam kegiatan perencanaan terkait dengan implementasi kurikulum
o ikut serta dalam persiapan, implementasi dan evaluasi aktivitas pembelajaran
o mempromosikan evaluasi jasa perpustakaan sebagai bagian dari sistem evaluasi sekolah secara 
        menyeluruh
o membangun kemitraan dengan organisasi di luar sekolah
o merancang dan mengimplementasi anggaran
o mendisain perencanaan strategis
o mengelola dan melatih tenaga perpustakaan

Kerjasama

Guna menyempurnakan jasa perpustakaan bagi seluruh disarankan agar perpustakaan sekolah bekerja sama dengan berbagai pihak, antara lain adalah kerjasama dengan perpustakaan sekolah, kerjasama dengan perpustakaan sekolah lain, kerjasama dengan orang tua murid, dan lain-lain.

Daftar Pustaka


International Federation of Library Associations and Institutions; and UNESCO. Shool Library Guidelines, 2002
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Pedoman umum penyelenggaraan perpustakaan sekolah, 2000
Yunus S.P.;M.Si. Perpustakaan sekolah bukan tempat penyimpanan buku. Surabaya: Mimbar Pustaka, 2007
www.sutino.web.ugm.ac.id (Peran perpustakaan dan pustakawan dalam meningkatkan minat dan budaya baca)