Rekod dan Arsip Elektronik

Rekod dan Arsip Elektronik

Meyliana Yuslinar Lestari

Pifi Lutfianti

Rima Wulandari 

=====================================================================

1.      Samakah dokumen elektronik dengan rekod elektronik?

Definisi rekod elektronik menurut Saffady, yaitu informasi yang terekam yang dapat terbacakan oleh mesin. Elektronik rekod diciptakan oleh komputer dan alat yang menyerupai komputer yang berisi informasi dalam bentuk code digital. Konten elektronik rekod mencakup, namun tidak terbatas pada ini, antara lain file pengelolaan kata, e-mail, gambar, video, suara, dan grafik.

Definisi dokumen elektronik menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik, adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Pengertian Informasi Elektronik itu sendiri menurut  Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Terdapat persamaan makna dari ke dua sumber definisi tersebut, yaitu rekod elektronik atau dokumen elektronik berisi informasi yang diciptakan dan dikelola oleh mesin dan dapat dibaca oleh mesin. Kontennyapun tidak terbatas pada satu jenis media yang digunakan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa rekod elektronik sama dengan dokumen elektronik.

2.      Apa pengertian ERMS (electronic record management system)? Dan berikan 1 contohnya.

System manajemen rekod elektronik (biasa disebut sebagai EDRMS atau ERMS) adalah sistem yang khusus dirancang untuk mengelola, memelihara dan memusnahkan rekod. ERMS mempertahankan isi, konteks, struktur dan hubungan antara rekod untuk memungkinkan aksesibilitas dan fungsi rekod sebagai nilai bukti. Sistem manajemen rekod elektronik dibedakan berdasarkan sistem bisnis organisasi yang berhubungan. Sedangkan pengertian sistem elektronik rekod menurut UU No. 11 tahun 2008 adalah perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik.

Contoh ERMS adalah MoReq

MoReq adalah Model Requirements for Electronic Records and Document Management yang diterbitkan oleh Komisi Eropa pada tahun 2001. Meskipun bukan standar formal, secara umum dianggap dan disebut sebagai standar. MoReq didanai oleh program Komisi IDA, dan dikembangkan atas prakarsa dari Forum DLM. Pembaruan utama MoReq, yang dikenal sebagai MoReq2, diterbitkan pada bulan Februari 2008. MoReq2  juga diprakarsai oleh Forum DLM dan didanai oleh Komisi Eropa.

Sumber

UU No. 11 tahun 2008. Informasi dan Transaksi Elektronik

MoReq. (2001). Model Requirements For The Management Of Electronic Records. Diambil pada tanggal 13 April 2011 dari http://www.cornwell.co.uk/moreqdocs/moreq.pdf

ERMS. Electronic Records Management System (ERMS) System Specifications For Public Offices. Diambil pada tanggal 13 April 2011 dari www.arkib.gov.my/.../Spesifikasi_Pengurusan_Rekod_Elektronik.pdf