Heni Handayani
Nur Hamidah
Nurul Ivar Faturahmi
Pifi Lutfianti
Metadata Rekod
1. Sistem bisnis harus, baik sendiri atau bersama dengan sistem lain:a) Mendukung berbagai elemen metadata dalam standar metadata yang relevan dan setiap metadata lain yang diperlukan untuk mendukung bisnis organisasi.
b) Mampu menangkap secara otomatis metadata yang diperoleh langsung dari aplikasi pengawasan, sebuah sistem operasi, pengelolaan sistem rekod elektronik.
c) Menangkap semua spesifikasi metadata selama konfigurasi sistem, dan mempertahankan dengan rekod elektronik dalam suatu hubungan erat setiap saat.
d) Batasi kemampuan untuk mengubah metadata merekam, sehingga:
- hanya memilih elemen-elemen metadata yang dapat diedit oleh setiap pengguna selama penciptaan;
- elemen metadata yang dipilih hanya dapat diedit oleh pengguna yang sah selama penciptaan, dan
- elemen metadata yang dipilih dapat diedit oleh pengguna yang berwenang.
e) Pembatasan dapat ditentukan dalam persyaratan, atau melalui konfigurasi oleh administrator sistem bisnis.
f) Mendukung kemampuan untuk administrator sistem bisnis atau pengguna lain yang berwenang untuk mengubah atau metadata over-ride diwarisi oleh rekod dan, jika diperlukan, pengumpulan rekaman.
g) Biarkan update manual atau otomatis memperbarui semua atribut metadata yang ditentukan oleh klasifikasi, setelah reklasifikasi rekod atau, jika berlaku, sebuah pengumpulan rekaman.
2. Sistem bisnis sebaiknya, baik sendiri atau bersama dengan sistem lain:
a) Mampu menangkap metadata yang dimasukkan secara manual oleh pengguna.
b) Biarkan definisi:
• disesuaikan metadata untuk rekod elektronik;
• dipilih elemen metadata yang ditetapkan untuk jenis rekod tertentu;
• kewajiban tingkat untuk elemen metadata yang dipilih baik melalui persyaratan yang ditentukan atau melalui konfigurasi oleh administrator sistem bisnis.
c) Izinkan metadata yang ditetapkan pengguna bagi masuknya informasi deskriptif tentang rekod atau, jika berlaku, pengumpulan rekaman.
d) Mempertahankan sejarah dalam profil metadata dari reklasifikasi rekod, atau di mana berlaku suatu pengumpulan rekod, termasuk lokasi asli suatu pengumpulan rekaman.
3. Sistem bisnis memungkinkan, baik sendiri atau bersama dengan sistem lain:
- Biarkan administrator sistem bisnis untuk mengkonfigurasi sistem yang telah ditentukan untuk penugasan metadata tangkapan dari rekod, atau mana yang berlaku, sebuah pengumpulan dari rekod dari tipe data tertentu.
- Dimana sistem bisnis mendukung penggunaan sistem aturan yang telah ditentukan untuk menetapkan metadata, pendirian dan perubahan peraturan tersebut harus dibatasi pada administrator sistem bisnis.
- Dimana sistem bisnis mendukung penggunaan sistem aturan yang telah ditentukan untuk menetapkan metadata yang ditangkap, harus memungkinkan rekod, dan yang akan ditugaskan metadata retrospektif, mengikuti perubahan ke sistem aturan yang sudah ditentukan.
Mengelola Pengumpulan Rekod Elektronik
Sistem bisnis memungkinkan:Mendukung penciptaan atau penerimaan pengumpulan rekod elektronik, dimana rekod elektronik yang terkait mungkin dihubungkan bersama melalui metadata yang mencatat rekor sehingga proses manajemen dapat diterapkan terhadap semua rekod dalam pengumpulan
Rekod klasifikasi
Sistem bisnis sebaiknya:- Biarkan rekod dan dimana pengumpulan rekod, harus diklasifikasikan sesuai dengan skema klasifikasi rekod organisasi.
- Dukungan hubungan dekat dan interaksi antara rekaman klasifikasi dan proses rekod manajemen lainnya, seperti menangkap, akses dan keamanan, disposisi, pencarian dan pengambilan, dan pelaporan.
Mengelola dan Memelihara Rekod
Ketika sebuah rekod telah diciptakan, maka rekod harus dikelola dan dipelihara selama diperlukan. Rekod harus dikelola untuk memastikan mereka memiliki kriteria berikut ini:1. Otentik : rekod dapat dibuktikan untuk menjadi apa dokumen tersebut, telah dibuat atau dikirim oleh orang yang dibuat atau dikirim, dan telah diciptakan atau dikirim pada saat yang diakui.
2. Keandalan: rekod dapat dipercaya sebagai representasi lengkap dan akurat dari transaksi yang mereka membuktikan, dan dapat bergantung pada dalam rangka transaksi berikutnya.
3. Integritas: rekod selesai dan tidak berubah, dan dilindungi terhadap perubahan yang tidak sah. Karakteristik ini juga disebut sebagai 'diganggu gugat'.
4. Kegunaan: rekod dapat ditemukan, ditemu balik, dipreservasi dan diinterpretasikan
Sebuah penilaian risiko dapat menginformasikan keputusan bisnis tentang bagaimana kontrol ketat perlu. Sebagai contoh, dalam lingkungan berisiko tinggi, mungkin perlu untuk membuktikan apa yang terjadi, kapan dan oleh siapa Sebagai contoh, keamanan, akses kontrol (termasuk batas tentang siapa yang dapat mengedit dan mengubah informasi) dan perangkat pencarian persyaratan sistem umum yang menjamin rekod memiliki karakteristik yang diperlukan. Daftar berikut merupakan persyaratan fungsional yang berkaitan dengan:
• Metadata untuk rekod dapat dikonfigurasi - sistem bisnis dapat menangani berbagai elemen metadata dan proses dukungan untuk manajemen mereka.
• Rekaman dapat dipindahkan atau direklasifikasi dan jika diperlukan, digandakan dan diekstraksi - rekod dapat diklasifikasikan untuk keperluan manajemen dan pengambilan. Sebagai perubahan keadaan, harus ada mekanisme dalam sistem bisnis yang memungkinkan penugasan kembali atau reklasifikasi dari rekod.
Organisasi mungkin ingin membuat salinan dari isi data yang sudah ada dalam rangka memfasilitasi terciptanya rekod baru dan terpisah. Mereka juga mungkin ingin membuat salinan dari arsip dan menghapus atau permanen topeng beberapa materi. Ini dibuat ketika rekod penuh tidak bisa dilepaskan untuk akses, tetapi bagian dari rekod bisa. Jika diperlukan, sistem bisnis dapat mendukung proses ini. Laporan dapat diproduksi pada rekod dan pengelolaannya. Rekaman dapat dikelola dengan efektif ketika mereka telah tunduk pada tanda tangan enkripsi dan digital - pertimbangan khusus perlu diberikan kepada pemeliharaan rekod yang telah dikenakan enkripsi atau di mana tanda tangan digital telah digunakan.
Sementara enkripsi dan tanda tangan digital memiliki peran yang berharga untuk bermain dalam memastikan keaslian dan integritas rekod dalam transmisi, mereka juga risiko hadir ke useability berkelanjutan rekod, sebagai kunci dekripsi dan kunci publik untuk tanda tangan digital mungkin akan berakhir sedangkan rekod masih diperlukan. Untuk alasan ini, menyimpan rekod dalam bentuk terenkripsi tidak dianjurkan.
Metadata dapat merekam proses enkripsi dan dekripsi dan membuktikan keberhasilan dekripsi rekod.
Konfigurasi Metadata
- Mampu menggambarkan bersama seluruh elemen metadata untuk membuat profil metadata untuk rekod elektronik atau, jika berlaku suatu pengumpulan rekod elektronik.- Memungkinkan administrator sistem bisnis untuk menentukan sumber data untuk setiap elemen metadata selama konfigurasi sistem.
Pergantian Rekod, Reklasifikasi, Duplikasi dan Ekstraksi
Sistem bisnis sebaiknya, baik sendiri atau bersama dengan sistem lain :
Mendukung pergerakan rekod elektronik dengan menyediakan mekanisme untuk penugasan kembali atau reklasifikasi rekod dalam sistem (termasuk penugasan kembali rekod dari satu pengumpulan dari rekod yang lain, di mana pengumpulan rekod didukung).
Pelaporan Rekod
Sistem perusahaan dapat melaporkan tindakan yang dilakukan pada rekod elektronik, atau yang dapat diterapkan pada rekod elektronik, baik oleh sistem itu sendiri maupun mekanisme manajemen arsip selama periode waktu tertentu, mampu menghasilkan daftar laporan secara detail dan hasil setiap proses migrasi untuk memastikan integritas rekod, mampu menghasilkan informasi statistik mengenai rekod ektronik.Proses Keamanan Online
Proses keamanan secara online meliputi dua bagian: enkripsi dan tanda tangan digital. Sebagian besar persyaratannya tergantung pada sistem perusahaan yang mendukung setiap proses keamanan online, yaitu sistem perusahaan harus, baik sendiri maupun bersama dengan sistem lainnya: secara otomatis merekam rincian semua proses keamanan online (misalnya, dalam audit), dukungan tanggal dan waktu pengecapan untuk semua subjek rekod.• Enkripsi
Sistem perusahaan memuungkinkan, baik sendiri maupun bersama dengan sistem lain:
a. Mendukung enkripsi rekod elektronik
Dimana sistem bisnis mendukung enkripsi rekod elektronik, harus, baik sendiri maupun bersama dengan sistem lain:
- mendukung pengambilan metadata untuk rekod elektronik yang dibuat atau diterima dalam bentuk enskripsi yang sesuai dengan standar yang relevan, termasuk:
• nomor seri atau identifikasi unik sertifikat digital;
• jenis dan tingkat algoritma enkripsi, dan
• tanggal dan waktu pada prangko yang berkaitan dengan enkripsi dan / atau dekripsi proses.
- Memastikan bahwa rekod yang terenskripsi hanya dapat diakses oleh pengguna dengan kunci criptografic yang relevan.
- sistem bisnis mendukung pengambilan, identifikasi dan / atau pengiriman : enkripsi rekod elektronik dan metadata yang terkait, harus mendukung pelaksanaan kunci manajemen perencanaan; memelihara kunci criptografic untuk kehidupan rekod elektronik, mendukung penyimpanan yang terpisah dan aman dari rekod.
Dimana sistem bisnis mendukung enkripsi rekod elektronik, harus, baik sendiri atau bersama dengan sistem lain: dapat menyimpan rekod elektronik dienkripsi dalam bentuk tidak terenkripsi, memungkinkan enkripsi yang akan dihapus ketika sebuah ditangkap atau diidentifikasi, kecuali enkripsi diperlukan untuk menjaga keamanan rekod sementara dalam sistem bisnis.
• Tanda tangan digital
Tanda tangan digital hanya berlaku jika sistem mengirim atau menerima rekod yang ditandatangani. Persyaratan ini tidak berlaku jika sistem hanya menggunakan tanda tangan digital untuk mendirikan sebuah chanel yang aman. Sistem perusahaan harus: dimana sistem bisnis mampu menyimpan surat digital untuk rekod yang dienkripsi dan yang ditandatangani, harus memperingatkan seorang administrator sistem perusahaan jika surat mendekati kadaluwarsa.
Sistem persahaan mungkin, baik sendiri maupun bersama dengan sistem lain: Mampu menjamin bahwa setiap rekod elektronik yang dibuat atau diterima oleh sistem bisnis, yang menggunakan teknologi tanda tangan digital dapat diambil dan diidentifikasi oleh sistem, bersama dengan otentifikasi metadata.
Dimana sistem bisnis mendukung penggunaan tanda tangan digital, harus:
• Mendukung penggunaan metadata untuk rekod elektronik yang dipindahkankan atau diambil tanda tangan digital sesuai dengan stndar metadata yang relevan.
• Dapat memeriksa keabsahan tanda tangan digital pada saat pengambilan rekod elektronik
• Dapat menyimpan rekod rekod elektronik : tanda tangan digital yang berhubungan dengan rekod, sertifikat keaslian tanda tangan, konfirmasi rincian lainnya sehingga rekod dapat diambil, tetapi tanpa mengorbankan integritas pribadi.
• Memungkinkan administrator peusahaan untuk mengkonfigurasi sejauh mana otentifkasi metadata disimpan dengan rutin dengan rekod elektronik.
• Mampu menunjukakan integritas berkelanjutan rekod yang ditandatangai digital, apakah sah atau tidak.
Mendukung Impor, Ekspor dan Interoperabilitas
Kemampuan untuk mengimpor dan mengekspor rekod dari sistem perusahaan, dan interoperabilitas dengan sistem lain, sering diperlukan fungsionalitas. Rekod mungkin perlu diekspor ke sistem yang berbeda, seperti sistem manajemen arsip elektronik, atau diekspor ke organisasi lain dalam hal penggabungan. Banyak rekod mungkin perlu dipertahankan selama lebih dari jangka hidup dari sistem perangkat lunak itu sendiri.Untuk memudahkan impor dan ekspor, penggunaan format terbuka dan standar industri akan meningkatkan tingkat interoperabilitas dan mengurangi biaya dan kesulitan Terbuka dan standar industri akan meningkatkan tingkat interoperabilitas dan mengurangi biaya dan kesulitan dari proses impor dan ekspor.
Mempertahankan dan membuang rekod yang diperlukan
Berikut persyaratan fungsional berkaitan dengan memastikan:• Pemenuhan dengan otorisasi disposisi
Bagian dari proses penilaian manajemen arsip yang menentukan berapa lama rekod harus disimpan untuk kebutuhan. Jadwal disposisi yaitu menetapkan periode retensi untuk berbagai kelompok rekod. Keputusan retensi ini didokumentasikan dalam jadwal disposisi.
• Disposisi diterapka secara efektif
Ketentuan harus dibuat untuk memfasilitasi retensi dan disposisi baik dalam sistem, atau melalui integrasi dengan komponen perangkat lunak eksternal.
• Rekod yang siap untuk disposisi dapat ditinjau kembali
Sebelum mengambil tindakan disposisi, pengguna harus dapat meninjau tindakan disposisi dan mampu untuk mengembangkan itu/ menerapkan sebuah tindakan yang berbeda.
• Rekod yang rusak sewajarnya
Tidak mungkin rekod dihapus kecuali sesuai dengan jadwal disposisi resmi dan hanya setelah disetujui oleh pihak yang berwenang.
• Metadata dari rekod yang rusak dipertahankan
Bukti pelaksanaan tindakan disposisi jga harus dipertahankan, baik melalui metadata dalam sistem perushaan maupun melalui integrasi dengan sistem lain.
• Pelaporan yang dilakukan pada aktivitas disposisi
Kepatuhan terhadap otorisasi disposisi yang diterapkan
1. Mendukung pengontrolan terhadap rekod yang bernilai hukum.2. Sistem bisnis harus dapat mendukung kelas disposisi untuk setiap klasifikasi rekod yang dikelola.
3. Pastikan bahwa definisi setiap kelas disposisi terdiri dari:
• Pengaruh disposisi terhadap masa retensi;
• jangka waktu retensi untuk menetapkan berapa lama rekod harus dikelola, dan
• tindakan disposisi untuk menetapkan masa depan rekod.
4. Mendukung definisi dan aplikasi dalam tindakan disposisi sebagai berikut:
• review;
• ekspor;
• transfer; dan
• penghancuran.
5. Definisi kelas disposisi harus bersifat fleksibel untuk memungkinkan administrator sistem bisnis menetapkan periode retensi non-standar dan tindakan disposisi.
6. Setiap kelas disposisi diberikan pengenal yang unik.
7. Batasi kemampuan untuk membuat, mengedit dan menghapus kelas disposisi dan otoritas disposisi bagi administrator sistem bisnis atau pengguna resmi lainnya.
8. Setiap perubahan yang terjadi perlu di masukkan ke dalam kelas disposisi.
9. Perubahan yang terjadi pada kelas disposisi segera berpengaruh tehadap semua rekod dan metadata yang dkelola.
10. Mampu melakukan import dan export kelas disposisi dalam format standar.
11. Memberikan referens dari rekod satu ke rekod lain yang berhubungan.
12. Mendukung pendefinisian kelas disposisi dari beberapa authorities disposisi.
13. Mengizinkan satu atau lebih otoritas disposisi untuk digabung selama proses impor.
APLIKASI DISPOSISI
1. Kelas disposisi diterapkan untuk elektronik rekod dan metadata yang terkait secara sistematis. Cara yang digunakan oleh sistem bisnis untuk menerapkan kelas disposisi dan proses disposisi terkait dapat mencakup:• Penggabungan fungsi disposisi dalam perangkat lunak sistem bisnis
• Integrasi aplikasi perangkat lunak eksternal dengan sistem bisnis sehingga memungkinkan penerapan fungsi disposisi
• Pemetaan yang dilakukan secara manual dan penerapan otorisasi disposisi ke rekod yang dilakukan oleh administrator sistem bisnis atau pengguna lain yang berwenang; atau
• Hanya mencakup kombinasi dari beberapa peraturan di atas.
2. Merekam semua tindakan disposisi dalam profil metadata.
3. Secara otomatis melacak inisiasi dan kemajuan periode retensi untuk menentukan tanggal disposisi elektronik rekod dan metadata yang terkait, atau di mana Pengumpulan berlaku pada rekod elektronik.
4. Memungkinkan administrator sistem bisnis atau pengguna lain yang berwenang untuk menerapkan kelas disposisi yang berbeda pada sebuah rekod elektronik setiap saat.
5. Proses disposisi terdiri dari:
• identifikasi rekod elektronik dan metadata yang terkait, dan melakukan Pengumpulan rekod elektronik yang masa retensinya telah berlalu;
• aplikasi ulang kelas disposisi jika diperlukan;
• melaksanakan tindakan disposisi setelah mendapatkan konfirmasi dari administrator sistem bisnis atau pengguna lain yang berwenang;
6. Batasi operasi dari proses disposisi kepada administrator sistem bisnis atau pengguna resmi lainnya.
7. Dukungan disposisi secara internal didapat dari metadata itu sendiri, contohnya adalah:
• tanggal pembuatan rekod;
• tanggal pengambilan terakhir rekod;
• pembukaan atau penutupan tanggal pengumpulan rekod (jika ada);
• tanggal tinjauan terakhir rekod, atau tanggal berlakunya suatu pengumpulan rekod.
8. Dukungan disposisi secara eksternal didapat dari pemberitahuan tentang suatu acara yang didefinisikan secara manual dan dimasukkan ke dalam sistem oleh pengguna atau didapat secara otomatis melalui sistem bisnis eksternal yang terintegrasi dengan mekanisme disposisi.
9. Pastikan bahwa periode retensi dihitung dengan tepat waktu.
10. Mampu mengidentifikasi masalah yang terjadi dalam tindakan disposisi dengan baik dengan cara:
• Menerapkan tindakan disposisi yang benar sesuai dengan urutan yang ditetapkan oleh organisasi; atau
• Memberitahu administrator sistem bisnis atau pengguna lain yang berwenang mengenai masalah yang terjadi dan mlakukan tindakan permintaan perbaikan.
11. Otomatis mendukung nilai hukum rekod elektronik dan metadata yang terkait, atau mungkin suatu pengumpulan rekod elektronik, berdasarkan isi, menentukan elemen metadata atau kombinasi keduanya.
12. Mampu melaporkan semua tindakan disposisi kepada administrator sistem bisnis secara teratur.
13. Mendukung pembuatan kalimat secara otomatis dari rekod elektronik dan metadata yang terkait, atau jika diperlukan pengumpulan dari rekod elektronik, berdasarkan isinya, unsur metadata yang ditetapkan, atau kombinasi dari keduanya.
14. Mendukung sebuah interface dengan mesin alur kerja untuk memfasilitasi proses disposisi.
Review
1. Menyediakan inti dari isi rekod elektronik, atau suatu pengumpulan rekod elektronik yang bertujuan untuk dilakukannya identifikasi sebagai tinjauan sebelum tindakan disposisi.2. Membuat seluruh isi rekod elektronik, atau pengumpulan rekod elektronik dalam bentuk resensi.
3. Biarkan administrator sistem bisnis untuk mengajukan permohonan kembali terhadap kelas disposisi yang mampu:
• menandai rekod elektronik, dan jika diperlukan pengumpulan dari rekod elektronik, untuk retensi lebih lanjut, pertinjauan lebih lanjut, ekspor secara langsung, transfer, pelestarian atau pengrusakan;
4. Membuat rincian kelas disposisi yang berlaku untuk rekod elektronik, atau jika diperlukan pengumpulan dari rekod elektronik, yang memungkikan diperiksa oleh pemeriksa dengan cara searching atau navigasi.
5. Secara otomatis merekam tanggal review terakhir sebagai metadata yang aktif, dan memungkinkan pemeriksa menambah alasan untuk meninjau kembali keputusan metadata deskriptif.
PEMUSNAHAN
1. Pastikan bahwa proses pemusnahan dilakukan secara lengkap atau tidak dapat diketahui lagi mengenai semua isi rekod, dan mereka tidak dapat dipulihkan melalui fitur sistem operasi atau teknik pemulihan data.2. mendapatkan konfirmasi pemusnahan dari administrator sistem bisnis atau pengguna resmi lainnya sebagai bagian dari proses disposisi.
3. Mencegah penghancuran rekod elektronik, atau jika diperlukan pengumpulan dari rekod elektronik, sampai konfirmasi diterima, dan memungkinkan proses akan dibatalkan jika konfirmasi tidak diterima.
4. Memiliki kemampuan untuk memastikan bahwa ketika suatu rekod elektronik dihancurkan, semua renditions alternatif rekod juga hancur.
Disposis Metadata
Sistem bisnis seharusnya :1. Mendukung perkembangan metadata tambahan
2. Link disposisi metadata yang aktif untuk mewakili fungsinya, sehingga dapat digunakan untuk pemicu proses secara otomatis
3. Mampu mendeteksi perubahan metadata yang dapat mempengaruhi waktu retensi
4. Mampu membatasi perubahan metadata yang mempengaruhi waktu retensi terhadap sistem administrasi rekod bisnia atau pengguna lain
5. Mampu mempertahankan metadata rekod yang telah dialihkan atau hancur
6. Mampu merekam tanggal dan semua hal tentang disposisi rekod secara rinci
Sistem bisnis seharusnya :
1. Memungkinkan pengguna untuk menambahkan elemen metadata yang diperlukan untuk manajemen arsip
2. Mampu memelihara sejarah disposisi yang telah diterapkan pada rekod tertentu
3. Memungkinkan sistem administrator bisnis untuk menentukan subjek dari metadata
Sistem bisnis memungkinkan :
1. Dapat mengekspor metadata secara spesifik sesuai standar metadata yang relevan.
2. Terdapat free-teks field untuk rekod pengguna
3. Terdapat entri untuk kelas disposisi dan otoritas disposisi, seperti tanggal dan rincian revisi rekod, tanggal dan rincian ketika digantikan
4. Memungkinkan sistem administrator bisnis untuk mengarsipkan penetapan metadata
Laporan dari Aktivitas Disposisi
Sistem bisnis seharusnya:1. Mampu melaporkan tentang semua aktivitas disposisi yang dilakukan oleh sistem
2. Mampu melaporkan tentang :
Semua kelas disposisi saat ini didefinisikan dalam sistem; semua rekod elektronik dan metadata yang terkait; semua tindakan disposisi pada rekod elektronik yang akan terjadi selama jangka waktu tertentu; semua rekod elektronik karena untuk disposisi dalam jangka waktu tertentu (memberikan informasi kuantitatif pada volume dan jenis data), dan semua rekod elektronik yang terlambat untuk disposisi pada suatu waktu tertentu (memberikan informasi kuantitatif pada volume dan jenis rekod)
3. Mampu menghasilkan laporan yang detail mengenai kegagalan saat mengekspor rekod dari sistem, mengidentifikasi rekod yang gagal di ekspor
4. Mampu melaporkan secara rinci mengenai hasil dari proses penghancuran rekod
Sistem bisnis sebaiknya:
1. Mampu melaporkan semua subjek rekod elektronik dikenakan disposisi
Sistem bisnis memungkinkan:
1. Dapat melaporkan review mengenai keputusan untuk peninjauan selama jangka waktu yang diberikan
APENDIKS
A. GLOSARI
1. Akses : Hak, kesempatan, menemukan, menggunakan atau mengambil informasi. Sumber: ISO 15489, Bagian 3.12. Pengawasan akses : Skema mekanisme non-hierarkis yang dapat diterapkan pada rekod elektronik untuk mencegah akses oleh pengguna yang tidak sah.
3. Pengumpulan : Akumulasi rekod (dokumen, objek digital) misalnya folder digital, seri.
4. Jejak Audit : Data yang memungkinkan rekonstruksi dari kegiatan sebelumnya (tanggal, operator) sehingga urutan kejadian dapat ditentukan dalam urutan kronologis yang benar.
5. Otentikasi : Proses pengujian suatu pernyataan untuk membangun tingkat keaslian
6. Sistem bisnis : Sistem yang dapat mengelola data mengenai kegiatan organisasi. Tujuan utamanya adalah memfasilitasi transaksi antara unit organisasi dan pelanggannya
7. Administrator sistem bisnis: Peran pengguna dalam tanggung jawab pengoperasian sistem termasuk mengkonfigurasi, memonitori dan mengelola sistem bisnis dan penggunaannya
8. Menangkap: Proses pengajuan dokumen atau objek digital ke dalam sistem manajemen arsip dan menugaskan metadata untuk menggambarkan, merekam dan menempatkannya dalam konten metadata.
9. Otoritas Sertifikat : Badan yang menghasilkan sertifikat yang mengikat.
10. Klasifikasi : Suatu sistem untuk mengidentifikasi dan mengatur rekod bisnis yang sesuai dengan metode dan peraturan-peraturan yang ada.
11. Komponen : Bagian unsur pokok dari rekod elektronik perlu untuk ditangkap ke dalam komponen metadata sehingga memungkinkan untuk dikelola dari waktu ke waktu, misalnya untuk keperluan migrasi.
12. Gabungan rekod : Rekod yang terdiri dari beberapa komponen individu.
13. Pengawasan : Pengelolaan rekod baik yang berbentuk fisik maupun intelektual yang ditetapkan berdasarkan informasi dari dokumen, seperti keadaan fisik dan isinya.
14. Konversi : Proses merubah rekod dari satu format ke format lain.
15. Kunci kriptografi : Elemen data yang digunakan untuk mendekripsikan pesan elektronik.
16. Data : Fakta atau instruksi yang diwakili secara formal, cocok untuk transmisi, interpretasi atau pemrosesan secara manual maupun secara otomatis
17. Elemen data : Unit data yang diidentifikasi dari komponen dasar organisasi dalam database
18. Database : Pengumpulan data yang saling terkait dan terorganisir.
19. Penghapusan : Proses pemindahan atau penghapusan informasi dari proses disposal
20. Deskriptor : Kualifikasi non-hirarki yang berguna untuk membatasi akses ke rekod tertentu
21. Pengrusakan : penghapusan rekod secara permanen sesuai dengan jadwal disposisi
22. Sertifikat digital : Dokumen elektronik yang ditandai oleh otoritas sertifikasi yang mengidentifikasi dan mewakili entitas bisnis mereka.
23. Folder digital : Satu set rekod elektronik yang memiliki hubungan keterkaitan yang erat dalam sistem bisnis dan dikelola sebagai satu objek.
24. Objek digital : Sebuah objek yang dapat diwakili oleh komputer, seperti jenis file dari suatu aplikasi perangkat lunak (misalnya spreadsheet, gambar).
25. Tanda tangan digital : Mekanisme keamanan dalam rekod elektronik yang memungkinkan identifikasi pencipta objek digital dan yang juga dapat digunakan untuk mendeteksi dan melacak perubahan yang telah dilakukan terhadap objek digital.
26. Designing and implementing recordkeeping sistems (DIRKS) : Metode untuk mengelola rekod dan informasi bisnis lainnya yang tercantum dalam Standard on Records Management (ISO 15489, Part 1, Section 8.4)
27. Disposisi : Berbagai proses yang berkaitan dengan penerapan keputusan retensi, penghancuran atau transfer rekod
28. Tindakan disposisi : Tindakan yang dicatat dalam otoritas disposisi yang menunjukkan masa retensi minimum untuk rekod dan tanggal dimana disposisi seharusnya dihitung.
29. Otoritas disposisi : Instrumen formal yang mendefinisikan periode retensi dan tindakan disposisi yang dijelaskan dalam kewenangan.
30. Kelas Disposisi: Menjelaskan karakteristik rekod yang memiliki aktivitas sejenis beserta tindakan disposisinya.
31. Pemicu disposisi : Inti dari penghitungan tindakan disposisi, berupa tanggal
32. Electronic document and records management sistem (EDRMS) : Sistem pengelolaan rekod elektronik yang mampu menyediakan pengelolaan dokumen secara fungsional.
33. Pesan elektronik : Komunikasi dengan menggunakan sistem elektronik, misalnya email
34. Sistem pesan elektronik : Aplikasi digunakan oleh organisasi atau individu untuk mengirim dan menerima, serta menyimpan dan mengambil pesan elektronik.
35. Rekod elektronik : Rekod yang disimpan pada media elektronik, diproduksi, dikomunikasikan, dipelihara dan diakses melalui peralatan elektronik.
36. Electronic records management sistem (ERMS) : Sistem yang digunakan untuk mengatur penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan disposisi rekod elektronik.
37. Enkripsi : Proses konversi data ke dalam kode yang aman melalui penggunaan algoritma enkripsi untuk pengiriman melalui jaringan publik.
38. Bukti : Bukti dari transaksi bisnis
39. Ekspor : Proses disposisi dimana salinan metadata rekod elektronik dapat dipindahkan dari satu sistem ke sistem lain, baik dalam maupun luar organisasi.
40. Ekstrak : Salinan rekod elektronik dari beberapa material yang sudah dipindahkan.
41. Field : Satu atau lebih elemen data yang berhubungan yang mewakili kategori informasi dalam database.
42. File : Dokumen yang terorganisasi dengan subjek atau aktivitas yang sama; Tindakan menempatkan dokumen di lokasi yang ditentukan sesuai dengan skema kontrol
43. Ketetapan : Kualitas yang ditetapkan
44. Folder: Perwakilan rekod dalam system bisnis dan pengalokasian kategori rekod dengan skema klasifikasi rekod.
45. Format: Bentuk fisik atau format komputer sebuah rekod.
46. Fungsi: skema klasifikasi level pertama yang mewakili pertanggungjawaban utama yang datur oleh organisasi untuk memenuhi tujuan akhir.
47. Identifikasi: kegiatan penanda unik pada rekod untuk memberikan bukti bahwa rekod itu tercipta.
48. Impor: Menerima rekod elektronik atau metadata yang berhubungan kedalam satu system dari system yang lain, antar organisasi atau organisasi lain.
49. Inherit: Mengambil atribut metadata dari entitas keluarga.
50. Instan: sebuah proses catatan rekod elektronik dengan format tertentu pada waktu tertentu.
51. Integrasi: hubungan ikatan yang kuat antara system bisnis dan aplikasi atau mekanisme lain.
52. Interface: mekanisme dimana data bisa ditukar antar aplikasi.
53. Native format: format awal penciptaan rekod.
54. Rekod: (kata benda) informasi dalam format apapun yang tercipta, diterima dan diolah sebagai bukti dan informasi dari sebuah organisasi atau perorangan, dalam melaksanakan legalitas obligasi atau transaksi bisnis.
55. Kategori rekod: sebuah sub divisi dari skema klasifikasi yang kemudian dibagi kembali menjadi satu atau lebih kategori pada level yang lebih rendah.
56. Metadata Rekod: proses dan sistem yang dibuat dan diatur untuk merawat, mengatur, mengidentifikasi, otentifikasi dan kontekstualis rekod dan penciptanya,
57. Tipe rekod: definisi dari objek rekod yang menspesifikasikan manajemen tertentu yang digunakan, atribut metadata dan format yang biasa digunakan.
58. Skema klasifikasi rekod: alat klasifikasi berupa hirarki yang ketika diaplikasikan pada sistem bisnis dapat memfasilitasi penangkapan pemberian judul, perawatan dan disposisi rekod.
59. Alat klasifikasi rekod: sebuah alat atau metode yang digunakan untuk membantu mengklasifikasi , memberi judul, mengakses, mengontrol, dan temu kembali rekod. (contoh: skema klasifikasi, thesaurus, skema indeks atau kosakata terkendali)
60. Manajemen rekod: wilayah manajemen yang bertanggung jawab untuk efisiensi dan kontrol sistematik dari pembuatan, penerimaan, perawatan, penggunaan, dan disposisi rekod yang berisi aktivitas bisnis.
61. Database yang berhubungan: kumpulan dari elemen data yang terorganisir dalam satu set table yang dideskripsikan secara formal dimana data dapat di akses dengan cara yang berbeda.
62. Periode Retensi: lamanya waktu setelah batas disposisi dimana rekod haruslah dirawat dan dapat diakses.
63. Kategori keamanan: pengaturan secara hirarki (‘rahasia’, ‘dilindungi’,dll) yang dialokasikan berdasarkan pengguna, peran pengguna, pembatasan akses rekod elektronik.
64. Sistem klasifikasi keamanan: sepaket prosedur untuk mengidentifikasi dan melindungi informasi resmi.
65. Kontrol keamanan : skema penandaan untuk proteksi yang dialokasikan ke pengguna, rekod elektronik dan rencana akses terbatas terhadap entitas rekod.
66. Kontrol sistem akses: Mekanisme yang digunakan untuk mencegah akses ke sistem bisnis dari pengguna yang tidak dibolehkan.
67. Aturan sistem: kebijakan internal ke sistem software yang ditentukan oleh administrator sistem bisnis.
68. Transfer: proses disposisi, terdiri dari pengiriman rekod elektronik yang telah di terima, dan metadata yang berhubungan.
69. Grup akses pengguna: sebuah paket yang dinamai secara individu (pengguna yang dikenal oleh sistem bisnis) yang membuat sebuah grup yang bisa diberi nama dan stabil.
70. Profil pengguna: ringkasan dari seluruh atribut yang dialokasikan ke pengguna dari sistem bisnis. Termasuk username, ID, password, dan keamanan akses.
71. Peraturan pengguna: sepaket peraturan standar dari sistem bisnis berupa perijinan fungsional yang mungkin diperbolehkan untuk definisi ulang subset dari sistem pengguna.
B. Integrasi penyimpanan rekod yang memperhatikan sistem perkembangan siklus hidup.
Penyimpana rekod yang terintegrasi akan memudahkan kinerja kegiatan bisnis karena akan mempermudah pengidentifikasian rekod secara keseluruhan sehingga dapat digunakan dengan efisien. Namun hal ini memerlukan format dan sistem yang sama pada setiap bidang dan sub bidang, dan hal ini akan sulit jika pengintegrasian ini dianggap hanya tambahan dan bukan sesuatu yang penting yang perlu diperhatikan.Implikasi yang timbul diantaranya:
1. Inisiasi project Untuk mengidentifikasi rekod, ke-ontetik-an, dan memutuskan sistem yang tepat yang harus dijalankan dalam kegiatan bisnis yang bersangkutan.
2. Perencanaan dalam tahap ini, setelah sistem yang tepat ditemukan, maka perencanaan diperlukan untuk memastikan bahwa yang dibutuhkan oleh sistem tersebut dapat terpenuhi. Dari segi budget, sumber daya, dan bermacam-macam hal yang dibutuhkan agar sistem yang telah dibuat dapat berjalan dengan baik dalam pelaksanaannya.
3. Analisis Persyaratan pengguna fungsional secara formal di definisikan melalui persyaratan baik dari data, kinerja sistem, pengamanan dan perawatan untuk sistem tersebut.
4. Desain karakteristik fisik dari sistem di desain selama tahap ini, dan harus mencangkup persyaratan fungsional untuk penyimpanan rekod.
5. Implementasi aktifitas dari tahap ini mentranslasikan dari desain sistem ke sistem kerja informasi yang memungkinkan pengecekan apakah sistem tersebut dapat di implementasikan dan dapat digunakan dengan baik sesuai dengan persyaratan proses fungsional.
6. Perawatan selama fase ini sistem diawasi secara berkala apakah sesuai dengan kebutuhan pengguna , dan mencari tahu inovasi baru sehingga dapat digunakan secara lebih efisien lagi.
7. Review dan evaluasi dilakukan dalam 2 perspektif, pertama dari perspektif sistem bisnis memastikan aktifitas berjalan lancar dan tujuan bisnis tercapai dengan memuaskan, dan yang kedua adalah perspektif dari metodologi pekerja untuk mengembangkan sistem, apakah sudah cukup efektif, efisien ataukah komplit? Yang tidak boleh dilupakan, yang harus diperhatikan pada penyimpanan rekod adalah penilaian kinerja dan kriteria lain dapat dikembangkan seiring dengan perkembangan sistem bisnis.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar