AUDIT INFORMASI

* Sumbernya Lupa ^-^

Audit informasi merupakan sarana dimana sebuah organisasi dapat lebih memahami akan tugas dan kegiatan yang mendukung terhadap keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Audit informasi akan meningkatkan pemahaman tentang informasi dan pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Audit informasi menggunakan database sumber daya informasi yang dikembangkan untuk menyimpan data. Data-data tersebut dikumpulkan untuk menentukan seberapa baik tugas-tugas dan kegiatan yang selaras dengan tujuan organisasi dan arti strategis. Tidak hanya tugas dan kegiatan, data-data tersebut juga mencakup sumber informasi. Berdasarkan data-data tersebut, sebuah organisasi dapat mengeliminasi atau minimalisasi tugas dan layanan yang bersifat non-strategis dan tidak dapat mendukung organisasi tersebut. Audit informasi dapat membentuk dasar yang kuat untuk pengembangan strategi manajemen pengetahuan dengan menyediakan landasan untuk dataset audit pengetahuan yang memungkinkan identifikasi bagaimana dan di mana pengetahuan sedang dibuat dan digunakan, dan siapa saja yang memerlukan pengetahuan tersebut.

Dari Manajemen Informasi Untuk Manajemen Pengetahuan

Manajemen Pengetahuan meliputi pengelolaan informasi dan pengelolaan manusia. Pengetahuan tidak dapat dikelola secara langsung, namun informasi tentang pengetahuan yang dimiliki oleh orang-orang dalam organisasi dapat dikelola. "(Streatfield dan Wilson, 1999, P70).

Pengetahuan adalah sesuatu hal yang diciptakan secara terus-menerus oleh karyawan dalam melakukan pekerjaan mereka. Langkah pertama dalam setiap program manajemen pengetahuan adalah untuk mengidentifikasi dimana pengetahuan diciptakan, di mana keberadaannya dan di mana pengetahuan itu diperlukan untuk mendukung keputusan dan tindakan. Kita dapat menggunakan audit informasi sebagai langkah pertama dalam mengembangkan strategi manajemen pengetahuan atau meningkatkan strategi dan dapat memastikan bahwa pengetahuan yang dikelelo dapat diakses.

Data dapat berasal dari dalam organisasi atau diperoleh dari sumber eksternal. Sebagai tugas atau kegiatan yang dilakukan, data ditransformasikan menjadi informasi yang kemudian disaring, dirubah, ditemukan kembali, disimpan, atau ditransfer. Proses tersebut mencakup pengetahuan secara eksplisit, maupun tacit. Pengetahuan eksplisit adalah output dari tugas dan kegiatan yang dapat didokumentasikan sebagai laporan, database, prosedur dll. Sedangkan pengetahuan tacit berada di kepala karyawan dan lebih sulit untuk ditangkap dan dikomunikasikan.

Mengembangkan strategi manajemen pengetahuan 

Audit informasi berjalan satu langkah lebih maju dalam mengembangkan strategi manajemen pengetahuan. Audit informasi tidak hanya mencari tahu sumber daya informasi dan jasa yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka, tapi juga bagaimana sumber informasi dan layanan benar-benar digunakan. Audit informasi juga dapat menghasilkan peta arus informasi dalam suatu organisasi dan lingkungan eksternalnya.

Audit Informasi

Suatu audit informasi adalah suatu proses yang digunakan untuk:

• Mengidentifikasi kebutuhan informasi organisasi dan menetapkan tingkat kepentingan strategis untuk   

        kebutuhan.

• Identifikasi sumber daya dan layanan yang saat ini disediakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut

• Pemetaan arus informasi dalam suatu organisasi dan antara organisasi dan lingkungan eksternal

• Analisa kesenjangan, duplikasi inefisiensi dan daerah  yang memungkinkan di perlukannya perubahan

Proses audit informasi memungkinkan pemetaan arus informasi dalam suatu organisasi dan antara organisasi dan lingkungan eksternal.

Bagaimana melakukan model informasi auditintroducing

Terdapat tujuh-tahap dalam model audit informasi yaitu:

1. Perencanaan

Untuk merencanakan dengan baik untuk audit informasi ada lima langkah yang bekerja melalui. Ini adalah: 

a) Anda Memahami dan mengembangkan organisasi yang jelas tujuan

b) Tentukan alokasi lingkup dan sumber daya 

c) Pilih sebuah metodologi

d) Mengembangkan strategi komunikasi 

e) Mendapatkan dukungan dari manajemen

2. Pengumpulan data

Tahap ini mencakup pengumpulan data yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dari audit informasi. Terdapat tiga jenis data yang dikumpulkan: 

a) data yang berhubungan dengan informasi yang diperlukan untuk melakukan tugas dan kegiatan

b) data yang berkaitan dengan 'tingkat kekritisan' sumber daya informasi, tugas dan kegiatan

c) data yang berhubungan dengan transfer informasi

3. Analisis data

Proses analisis akan mengidentifikasi kesenjangan, duplikasi dan yang melebihi ketentuan serta penggunaan sumber daya di bawah standar atau tidak patut. Ada tiga jenis analisis dilakukan terhadap data yang dikumpulkan, yaitu analisis umum, signifikansi analisis strategis, dan pemetaan arus informasi.

4. Data evaluasi

Setelah data telah dianalisis, mengidentifikasi masalah dan peluang, dan kemudian ditafsirkan dan dievaluasi dalam konteks organisasi. Tidak setiap masalah perlu diatasi dan beberapa akan tidak dapat diatasi karena kendala organisasi seperti sumber daya yang memadai (orang, uang, teknis atau sumber daya fisik).

5. Mengkomunikasikan rekomendasi

Rekomendasian yang dirancang perlu dikomunikasikan dengan cara yang positif, dan dengan cara yang menjamin dukungan manajemen untuk pelaksanaannya.

6. Pelaksana Rekomendasi

Selanjutnya adalah merancang rencana untuk pelaksanaan rekomendasi. Cara mengimplementasikan rekomendasi harus dirancang dengan sebaik mungkin agar berpengaruh terhadap tujuan yang diinginkan. 

7. Informasi Audit sebagai sebuah kontinum

Setelah audit informasi awal selesai, keputusan harus dibuat tentang bagaimana dataset dapat dipertahankan dan dibangun kembali dengan audit informasi selanjutnya yang akan dilakukan secara rutin. Setiap audit informasi berikutnya tidak perlu dilakukan dengan menggunakan kerangka kerja yang sama. Hal ini tergantung dari ruang lingkup dan tujuan spesifik dari audit informasi tersebut.