ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)
ANRI memiliki 2000.000 koleksi foto, 70. 000 rol film, dan koleksi-koleksi lainnya yang memiliki nilai bersejarah. Jika seluruh dokumen dijejerkan maka panjangnya akan sepanjang 30 km. Koleksi yang paling tua dimiliki oleh ANRI adalah dokumen tentang perjanjian dagang VOC pada tahun 1602. Koleksi-koleksi tersebut meiliki kadungan zat asam yang sangat tinggi dan ada beberapa arsip yang telah mengalami kerusakan. Oleh karena itu diperlukan kegiatan preservasi dan konservasi untuk melestarikan koleksi-koleksi yang sangat berharga tersebut. Terdapat beberapa jenis preservasi dan konservasi yang dilakukan oleh ANRI yaitu:
Perencanaan bencana di tempat penyimpanan arsip
Suhu di dalam tempat penyimpanan arsip sekitar 20-22°C. Sedangkan kelembapannya sekitar 60-70. Setiap satu tahun sekali, dilakukan fumigasi (pembasmian jamur) dengan cara pengasapan atau dengan menggunakan gas dan lain-lain. Untuk menjaga keamanan arsip, pada ruang penyimpanan dipasang CCTV dan jika seseorang ingin masuk ke ruang penyimpanan, maka dia harus menggesekkan kartu pengaman sebelum menaiki lift. Di tempat penyimpanan arsip juga terdapat pintu darurat dan tangga darurat. Selain itu, terdapat alat-alat pemadam kebakaran untuk mengantisipasi terjadinya bencana kebakaran. Raknya pun menggunakan rak tahan gempa dan tahan api, namun masih ada beberapa rak biasa yang digunakan. Untuk arsip-arsip yang telah di restorasi maupun yang masih dalam keadaan baik, disimpan di box bebas asam. Sedangkan arsip-arsip yang telah mengalami kerusakan dan belum di restorasi, disimpan di box yang tidak bebas asam.
Restorasi arsip
Restorasi adalah suatu tindakan khusus yang dilaksanakan guna memperbaiki dan memperkuat dokumen yang mengalami kerusakan. Bahan-bahan yang dipersiapan dalam restorasi arsip adalah:
- Tissu washi yengijo
- Lem perekat (methyl celulosa) dan strach
- Calsium carbonat
- Pulp/bubur kertas
- Non woven sheet
- Mesin leaf casting
- Mesin press electric hidrolik
- Alat potong kertas
- Rak pengering arsip
- Cutter
- Penggaris logam
- Magic cutter
- Kaos halus
- Kain kasa
- Jarum trackpan
- Hand made paper
- Mika
- Spon busa
Terdapat beberapa metode perbaikan arsip berbahan kertas yang dilakukan oleh ANRI yaitu:
- Menambal dan menyambung
- Menambal dengan bubur kertas
- Menambal dengan potongan kertas
- Menyambung dengan kertas tissue
- Menambal dengan kertas tissue berperekat
- Laminasi
- Laminasi dengan tangan
- Laminasi dengan mesin
- Penjilidan
Terdapat beberapa jenis kegiatan restorasi yang dilakukan yaitu:
- Leaf casting, terdapat beberapa langkah yang dilakukan dalam proses ini yaitu:
- a) Menerima arsip atau dokumen
- b) Mensortir arsip
• Pembersihan debu dan noda
Pembersihan debu dan noda biasanya dilakukan dengan sikat halus atau kain kasa.
• Pemberian nomor urut atau halaman dokumen dengan menggunakan pensil. Proses ini bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan kembali dokumen yang telah direstorasi. Setelah dokumen diurutkan sesuai dengan urutan semula, nomer urut yang di tulis dengan menggunakan pensil kemudian dihapus.
c) Menghilangkan asam (deasifikasi)
1. Pengetesan PH
2. Penyemprotan dengan menggunakan larutan Pytate yang mengandung Magnesium Oksida dan Senyawa Inert Perfluoro
3. Merendam dokumen dengan menggunakan larutan Magnesium Karbonat
d) Proses leaf casting
1. Merendam atau mencuci dokumen dengan air suling atau air bebas asam
2. Penambalan dokumen dengan menggunakan pulp atau bubur kertas
Proses leaf casting ini dilakukan dengan mesin leaf casting yang berasal dari Jepang.
e) Tissue monting dengan kozo atau wazi
f) Sizing dengan menggunakan lem MC (Methyl Celulose) dan Starch
Pada arsip atau dokumen yang tidak terlalu tinggi tingkat kerusakannya, maka tissu washi tengijo hanya ditempelkan pada bagian depan dokumen dengan menggunakan lem MC. Namun jika tingkat kerusakan pada dokumen tinggi maka tissu washi tengijo akan ditempelkan di kedua sisi dokumen.
g) Drying atau pengeringan dengan menggunakan AC atau FAN (kipas angin) kurang lebih selama 24 jam. Pengeringan tidak dilakukan dengan menggunakan cahaya secara langsung. Arsip-arsip ditempatkan di rak khusus pengeringan arsip pada ruangan ber-AC jika pengeringan dilakukan dengan menggunakan AC namun jika pengeringan dilakukan dengan menggunakan kipas angin maka kipas angin dengan ukuran yang besar akan terus dihidupkan selama 24 jam.
h) Langkah selanjutnya adalah pengepresan dengan menggunakan mesin press yang dilapisi dengan papan (bloting)
i) Finishing
1. Cutting atau pemotongan bisanya dilakukan dengan menggunakan cutter atau gunting.
2. Quality control (mengoreksi kembali hasil leaf casting)
3. Penyusunan kembali dokumen sesuai dengan nomor urut atau nomor halaman
Sistem beku kering
Sistem beku kering ini menggunakan alat khusus yang disebut dengan mesin Dry Chamber. Mesin ini terbagi menjadi dua yaitu yang berfungsi sebagai pembeku (freezer) dan pengering (Vacuum Freezer Dry Chamber). Alat ini pertama kali digunakan pada saat penyelamatan arsip-arsip akibat Tsunami di Aceh dan sekitarnya. Terdapat bahan-bahan dan peralatan yang dipersiapkan antara lain:
a) Sikat
b) Spatula
c) Pinset
d) FAN (kipas angin)
e) Rak pengering arsip
f) Alcohol 70%
g) Tali rafia
h) Masker
i) tissue paper/ washi
j) mesin Dry Chamber
Langkah-langkah yang dilakukan adalah:
1. sebelumnya dilakukan penyeleksian arsip. Arsip-arsip yang penting dan masih dapat terbaca atau digunakan akan direstorasi. Sedangkan arsip yang tidak penting atau memiliki kerusakan yang sangat tinggi, maka tidak direstorasi.
2. arsip dibersihkan dan dicelupkan dalam alkohol selama beberapa menit untuk menghilangkan jamur dan membunuh bakteri
3. menyimpan arsip ke dalam Freezer Dry Chamber untuk dibekukan pada suhu -30°C selama 24 jam. Arsip-arsip tersebut diletakkan pada rak yang jumlahnya sebanyak 54 rak.
4. mengeringkan arsip dengan cara memasukkan ke dalam Vacuum Dry Chamber selama lima hari namun jika arsip tersebut memiliki ketebalan yang lebih, maka waktu pengeringannyapun akan lebih.
5. setelah itu, arsip lakukan tahapan finishing yaitu penyusunan kembali arsip. Kemudian arsip disimpan di ruang penyimpanan. Namun apabila memiliki kerusakan, seperti bolong, jaitannya telah rusak, dan lain-lain maka akan dilakukan tahapan restorasi selanjutnya.
Proses perbaikan arsip peta
Terdapat beberapa langkah-langkah yang dilakukan yaitu:
1. Penerimaan arsip peta yang akan direstorasi
2. Pembersihan debu dan noda
3. Menghilangkan asam / deasifikasi
4. Proses penambalan backing sizing
5. Pengeringan
6. Finishing (pemotongan dan pencatatan)
7. Mengembalikan arsip peta yang telah direstorasi ke ruang penyimpanan
Perawatan arsip film
Bahan-bahan dan alat-alat yang diperlukan adalah:
a) Kain katun
b) Rewinder
c) Spul untuk menggulung film yang berukuran 35 mm dan 16 mm
d) Splasher untuk menyambung film
e) Splashing tip sebagai perekat film
f) Triklorotin
g) Spidol untuk memberikan judul
h) Leader (film kosong) untuk menyambung gulungan film agar arsip film dapat terbaca semua
i) Minyak triklorotin
Langkah-langkah yang dilakukan adalah:
1. Siapkan kain katun
2. Letakkan gulungan film di meja rewinder
3. Spul dipasang pada pengait atau penahan film
4. kaitkan ujung film pada spul
5. Triklorotin dituangkan ke kain katun secukupnya
6. hidupkan mesin, maka gulungan film akan berputar dengan cepat
7. Tempelkan kain yang telah diberikan triklorotin pada gulungan film yang bertujuan untuk membersihkan film tersebut. Lakukan hal ini berulang kali hingga kain terlihat bersih. Biasanya, apabila film tersebut bersih maka cukup dilakukan sebanyak empat sampai enam kali. Pada tahapan selanjutnya, kain cukup dibalik pada bagian yang bersih
8. Setelah film telah bersih, film dikeringkan dengan menggunakan kipas angin
9. Setelah semuanya selesai, maka petugas akan mengisi fom untuk mendeskripsikan film tersebut.
10. Perawatan ini dilakukan setiap enam bulan sekali.
Perawatan arsip video
Bahan-bahan dan alat-alat yang diperlukan yaitu:
a) Mesin elevator cleaner yang berasal dari Amerika
b) Tissue pembersih
c) Kain katun
d) Alumunium foil
Langkah-langkah yang dilakukan adalah:
1. Video diterima dan dicatat terlebih dahulu
2. Wadah atau container dibersihkan dengan menggunakan kain katun, air dan sedikit sabun
3. Box dibersihkan dengan menggunakan air hangat, kemudian dikeringkan dengan menggunakan kipas angin atau FAN
4. Masukkan video ke dalam mesin elevator cleaner untuk dibersihkan
5. Tekan tombol clean, maka secara otomatis mesin bergerak membersihkan kaset video (gerakan mesin ke depan dan ke belakang). Apabila mesin rusak, maka gerakkannya akan lambat.
6. Pada saat mesin berputar, kaset dibersihkan menggunakan tissue yang sudah diberiakn larutan fenol/ finil. Apabila kaset video lengket akibat jamur, maka pembersihan ini akan berlangsung kurang lebih selama 15 menit. Jika kaset video bagus, maka cukup selama enam menit. Apabila terdapat bagian yang rusak dan dalam masa durasi yang sedikit maka bagian tersebut akan dipotong dan dibuang, sedangkan bagian yang lain akan disembung. Penyambungan ini menggunakan alumunium foil. Kendala-kendala dalam restorasi video adalah mesin elevator tidak jalan secara sempurna, macet dan berat. Penaganannya adalah video yang sedang berputar dipegang bagian belakangnya dalam keadaan steril, hingga video kembali berjalan normal.
7. Setelah semua proses selesai dikerjakan, maka petugas mengisi fom
8. Proses ini dilakukan setiap enam bulan sekali.
Proses alih media
Proses alih media yang dilakukan oleh ANRI adalah dari media tercetak ke dalam bentuk microfilm dan bentuk digital. Alih media dilakukan atas dasar perintah atasan (pimpinan). Langkah-langkah yang dilakukan adalah:
a. Persiapan awal
b. Pemotretan
Pemotretan dilakukan dengan alat khusus. Selain pemotretan, dilakukan juga scan pada arsip yang dialih mediakan kedalam bentuk digital. Pada pendigitalisasian, arsip langsung berubah kedalam bentuk digital.
c. Pencucian merupakan pembuatan master atau negatif microfilm dengan menggunakan kodak poster archive procesor. Namun pencucian ini dilakukan juga dengan cara manual seperti pencucian foto negatif di tempat cuci foto. Microfilm negatif hanya kan dijadikan master dan tidak dipinjamkan serta disimpan pada tempat khusus.
d. Penduplikasian merupakan pembuatan duplikasi atau microfilm positif dengan menggunakan developer vixer. Microfil positif akan dipinjamkan ke pengguna.
e. Pemeriksaan hasil dilakukan oleh petugas dengan membaca microfilm pada microreader.
f. Setelah semua tahapan selesai dikerjakan, maka microfilm diberikan ke tempat penyimpanan.
Perpustakaan Nasional
Lantai 4: “Kasbud Teknis Penjilidan Bahan Pustaka”
Jenis bahan yang dijilid adalah buku, majalah dan surat kabar. Dalam bagian ini terdapat tujuh orang karyawan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam penjilidan adalah:
1. Pembuatan Cover (portopel)
o potong-potong terlebih dahulu bahan-bahan yang digunakan untuk membuat cover sesuai, seperti kertas Samson, kertas linen, karton board, conqueror dan tali verteban. Salah satu alat potong yang digunakan adalah kacip.
o Kemudian, tempel seluruh bahan sesuai dengan ketentuan-ketentuan. Tempelkan kertas samson dengan karton board untuk sisi depan. Kemudian tempelkan tali verteban (berupa kain putih yang panjang dan berfungsi sebagai tali pengikat). Setelah itu, tempelkan kertas conqueror dengan karton board yang telah ditempel dengan kertas samson untuk sisi dalam cover. Sambungkan cover bagian depan dengan cover bagian belakang dengan menempelkan kertas lenin. Kertas lenin itu sendiri memiliki kelebihan tidak mudah robek. Semua bahan-bahan tersebut ditempel dengan menggunakan lem ponal (indrakol)
2. Penjahitan koleksi yang akan dijilid, terdapat dua tipe penjilidan, yaitu:
o Tipe penjilidan bupalo yaitu penjilidan koran dengan cara menjahit koran per tanggal terbit, kemudian disatukan dengan tanggal terbit lainnya dalam satu bulan dengan cara di ikat. Sehingga jika ingin difotokopi atau dipinjam untuk edisi tertentu, maka edisi tersebut dapat dilepas dari jilidan sehingga jilidan koran tersebut tidak mudah rusak.
o Tipe penjilidan biasa, yaitu semua edisi dalam satu bulan dijahit, sehingga menjadi satu kesatuan yang tidak dapat dilepaskan (seperti sebuah buku). Teknik ini kurang baik, karena jilidan akan mudah rusak jika sering digunakan dan difotokopi.
Penjahitan dilakukan dengan jarum sulam. Jika buku/majalah/koran terlalu tebal, maka menggunakan jarum sol (jarum yang biasa digunakan tukang sol untuk menjahit sepetu atau sandal. Untuk memudahkan sebelum menjahit, jarum dan benang yang digunakan untuk menjahit digesekkan pada lilin agar terasa licin.
3. Setelah tahapan-tahapan diatas telah selesai dikerjakan, maka tahap selanjutnya adalah penggabungan buku/majalah/koran dengan cover (portopel)
Lantai 5: “Bidang Transformasi Digital”
Karyawan yang bekerja dalam bidang ini sebanyak 13 orang. Bidang ini merupakan proses alih media kedalam bentuk digital.
Bahan-bahan dan peralatan yang tersedia dalam bidang transformasi digital antara lain adalah:
1. Scanner untuk ukuran kertas A0, A2, dan A3, A4 dengan cara scanning lembar-perlembar.
2. Booksnap, yaitu alat scanning secara langsung satu buku tanpa harus lembar-perlembar. Pada dasarnya dilakukan dengan cara pemotretan. Alat ini bagus karena buku yang discan tidak teracam rusak akibat penekanan pada saat scanning dengan menggunakan alat scan biasa. Namun, hasilnya lebih bagus alat scan lembar-perlembar.
3. Software pengolah hasil scanning, seperti adobe photoshop dan lain-lain.
4. Komputer beserta perlengkapannya untuk mengedit hasil scan.
5. Perlengkapan alih media audio
6. Perlengkapan alih media audio visual
Langkah-langkah yang dilakukan adalah:
1. Koleksi yang akan didigitalisasi, diseleksi terlebih dahulu oleh pimpinan atau bagian pengelolaan. Bagian ini hanya bersifat teknis.
2. Kemudian, bahan pustaka diterima oleh bidang transformasi digital. Bahan pustaka discan untuk dirubah kedalam bentuk digital. Setelah berubah dalam bentuk digital, koleksi digital tersebut diedit. Untuk koleksi foto, hanya dirubah dalam bentuk JPG. Sedangkan untuk koleksi digital video/audio hanya diberikan judul dan memotong-motong bagian yang kosong. Pengeditan yang sedikit ini bertujuan agar keaslian koleksi digital tetap terjaga.
3. Setelah pengeditan, koleksi digital tersebut akan disimpan pada media yang sesuai dengan permintaan pimpinan atau bagian pengelolaan.
Untuk digitalisasi media audio visual, dilakukan dengan cara:
1. Peliputan langsung (misalnya untuk pertunjukan kesenian daerah di TMII) yang direkam dengan video recorder
2. Setelah melakukan peliputan langsung, video diolah dan diedit dengan mendesain tampilan, menambahkan narasi, dan sebagainya.
Sejauh ini, bidang transformasi digital telah berhasil menghasilkan alih media untuk media tercetak, objek tiga dimensi dan audio visual.
Lantai 6: “Bidang Reprografi”
Reprografi adalah reproduksi faksimil segala macam dokumen dengan proses apa saja yang menggunakan cahaya, panas atau radiasi listrik, seperti fotokopi, mikrokopi, dan cetak biru; juga reproduksi dengan mesin stensil dan alat perkantoran lainnya (reprography) . Sampai saat ini, bidang reprografi belum menggunakan standar ISO untuk pelestarian bentuk mikro. Namun kini, penggunaan standar ISO sedang diusahakan. Reprografi membawahi sub bidang microfilm.
Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 35 Tahun 2002, Sub Bidang Microfilm mempunyai tugas melakukan alih media bahan pustaka langka kedalam bentuk mikro beserta pemeliharaan, perawatan, dan penyimpanan master film negatif bentuk mikronya. Tahapan-tahapan dalam mengalihmedikan bahan pustaka kedalam bentuk mikrofil adalah:
1. Persiapan awal
Melakukan persiapan berupa penelusuran data, penelitian bahan pustaka, pencatatan data deskripsi bibliografis dan pembuatan judul dokumen yang akan direkam.
2. Pemotretan
Melakukan pemotretan dengan cara: penempatan film pada kamera, pengaturan permukaan dokumen pada kamera, pengaturan fokus dan penyinaran, pengaturan ketinggian kamera (reduksi) dan pengambilan atau pelepasan film dari kamera.
3. Prosesing / pencucian
Malakukan pencucian fil yang meliputi pemasukan cemical (developer dan fixer), pengaturan supply air panas dan dingin, pengontrolan temperatur panas developer, pengaturan suhu pengeringan film, pencucian film, pemasukkan dan pemotongan film jaket dan penempelan film pada aperture card.
4. Penduplikasian
Dalam penduplikasian kegiatan yang dilakukan meliputi penempatan master film dan positif film, pengaturan dan penyinaran, pengkopian atau penduplikasian, penduplikasian diazo dan print out kertas.
5. Pemeriksaan hasil
Pengecekan hasil prosesing, methyline blue test, pengecekan density (kepadatan cahaya penyinaran dan pengecekan hasil duplikasi.
6. Persiapan akhir
Kegiatan persiapan akhir antara lain pencatatan hasil pemotretan, pengetikan label, penempelan label pada kotak microfilm dan pemasukkan data pada komputer.
7. Penyimpanan dan perawatan
Dalam melakukan penyimpanan dan perawatan yang perlu diperhatikan adalah suhu ruang penyimpanan dan kelembaban udara.
Bentuk dan ukuran mikrofilm yang dimiliki Perpustakaan Nasional yaitu:
1. Mikrofilm ukuran 35 mm
Mikrofilm ini terbagi atas mikrofilm negatif dan mikrofilm positif. Mikrofilm negatif 35 mm dasar film hitam sedangkan tulisan putih dan dapat memuat dokumen sebanyak 500 ekpose dengan ukuran dokumen maksimal 42 cm x 60 cm sedangkan waktu pengerjan dalam satu rol 180 menit. Mikrofilm positif 35 dasar film putih sedangkan tulisan hitam (sesuai dengan dokumen asli) mikrofilm ini hasil duplikasi mikrofilm negatif dan digunakan untuk pembaca atau pengunjung.
2. Mikrofilm ukuran 16 mm
Mikrofilm ini terbagi atas mikrofilm negatif dan mikrofilm positif. Mikrofilm 16 mm sama dengan negatif 35 mm, namun hanya dibedakan dari ukuran film. Mikrofilm negatif 16 mm dalam 1 rol dapat memuat dokumen sebanyak 210 menit dengan ukuran dokumen maksimal 34 cm x 40 cm.
3. Mikrofilm jaket
Mikrofilm jaket yaitu film yang terdiri atas llembaranlembaran dimana tiap lembaran terdiri atas 60 halaman. Ukuran mikrofilm jaket adalah 4 x 6 cm.
4. Mikrofilm diazo
Mikrofilm diazo adalah hasil duplikasi dari mikrofilm jaket.
5. Mikrofilm aperture card
Mikrofilm ini biasanya digunakan untuk gambar-gambar kontruksi bangunan dan mesin-mesin dengan ukuran 8 x 18,5 cm.
Lantai 3: “Bidang Konservasi”
Sub Bidang Perawatan dan Perbaikan Bahan Pustaka
Pada dasarnya proses yang dilakukan oleh sub bidang perawatan dan perbaikan bahan pustaka di Perpustakaan Nasional hampir sama dengan yang dilakukan oleh bagian restorasi arsip di ANRI, yakni leaf casting, tissue monting, sizing, pengeringan, pengepresan, serta finishing. Namun terdapat beberapa perbedaan antara lain adalah terdapat proses bleaching, yakni proses untuk memutihkan kertas di Perpustakaan Nasional, proses leaf casting yang dilakukan bersifat semi manual, dan perbedaan-perbedaan lainnya.
1. Proses pemutihan kertas
Bahan dan alat:
• Larutan PK
• Air biasa
• Larutan salitacid
Langkah-langkah:
• Kertas direndam pada cairan PK untuk beberapa menit. Kertas akan berubah menjadi berwarna kehitaman.
• Kemudian, bilas kertas tersebut dengan air biasa yang mengalir
• Setelah itu, kertas dicelupkan ke salitacid dan dibolakbalik selama beberapa menit hingga kertas berubah menjadi warna putih.
Selain itu, pada sub bidang perawatan dan perbaikan bahan pustaka ini juga tersedia mesin untuk enkapsulasi. Enkapsulasi, dengan menggunakan plastik milar dilakukan secara manual (dengan menggunakan double tape) atau dengan mesin.
Proses penambalanpun terdapat beberapa perbedaan dibandingkan dengan ARNRI. Pada dasarnya semua proses sama, namun di Perpustakaan Nasional proses ini dilakukan secara semi manual dimana terdapat proses pemblenderan kertas hingga menjadi bubur kertas. Proses ini memiliki kekurangan yaitu tingkat ketebalan kurang terkontrol.
Kesimpulan
Pada dasarnya semua kegiatan preservasi dan konservasi yang dilakukan oleh ANRI dan Perpustakaan Nasional sama. Namun terdapat beberapa perbedaan dalam metodenya. Tujuan dari pereservasi dan konservasi itu sendiri adalah untuk melestarikan arsip maupun bahan pustaka agar dapat terus digunakan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar