Original Order (susunan asli) merupakan sunan rekod yang lebih menekankan pada pengaturan rekod dan sistem pemberkasannya. Susunan asli menyatakan behwa rekod tetap dipertahankan dalam susunan dan penandaannya yang ditetapkan dalam rangka aktivitas resmi sebuah badan korporasi. Hal ini berarti susunan rekod tetap dipertahankan sebagaimana susunan rekod ditata pada saat masih aktif, contohnya menurut urutan nomor, urutan kasus, nomor komisi, susunan rujukan berkas, dll. Dalam susunan asli, setiap seri yang ada pada setiap rekod akan terpisah karena susunannya sama dengan saat digunakan dan pada waktu itu mungkin tidak terjadi reorganisasi ataupun penggabungan. Susunan asli mungkin menimbulkan kesulitan apabila seri rekod merupakan hasil transfer rekod yang beurutan sehingga terjadi tumpang tindih. Dalam hal ini, apabila berlansung transfer ke depo arsip, masing-masing rekod ditransfer menurut urutan masing-masing serta dengan catatan bagi arsiparis untuk memperhatikan adanya tumpang tindih. Catatan tersebut dapat berupa catatan atau daftar isi.
Pada umumnya badan korporasi menciptakan rekod untuk memenuhi fungsi atau tugas badan tersebut. Apabila dilakukan tataulang rekod sebelum rekod tersebut ditransfer ke depo arsip, maka hal tersebut kurang bermanfaat sehingga susunan asli harus dipertahankan sejauh mungkin. Ssusunan asli berfungsi dalam sebuah sistem yang secara umum diatur menurut provenans. Walaupun prinsip susunan asli dikembangkan sebelum maraknya sistem perkantoran modern, prinsip susunan asli terbukti dapat memenuhi kebutuhan sistem perkantoran modern. Hal tersebut terlihat pada penanganan dokumen lepas yang ditata dalam folder berkas kemudian dimasukkan ke kotak atau lemari.
Susunan asli berfungsi melestarikan susunan fisik dokumen tunggal dalam unit berkas seperti folder. Sebuah unit dalam sistem pemberkasan dan kelompok berkas berkaitan dengan kelompok berkas lainnya. Selain itu, prinsip susunan asli juga didisain untuk melestarikan struktur berkas secara keseluruhan dari sebuah badan korporasi, termasuk seri rekod khususnya dan hubungannya dengan seri rekod lainnya.
Pembenaran pada prinsip susunan asli (original order) adalah pemaparan objek administratif yang dilayani arsip. Bila susunan asli tidak mencerminkan aktivitas organisasi, maka susunan asli dapat diganti dengan susunan yang mencerminkan aktivitas organik dari badan korporasi.
Dalam teori, susunan asli tetap dipertahankan apabila susunan asli memenuhi syarat sebagai berikut:
(a) Susunan asli (original rekod) tersebut mempertahankan hubungan dokumenter yang inheren (saling
berhubungan).
(b) Memberikan informasi tentang penciptaan dan penggunaan atau aktivitas yang terekam dalam rekod.
(c) Memberikan tambahan nilai arsip sebagai bukti aktivitas yang tidak bersifat bias.
Sumber :
Administrasi Arsip karya Sulistio Basuki dalam bentuk naskah
Tidak ada komentar:
Posting Komentar