MANAJEMEN REKOD

I. Pendahuluan

Manajemen rekod menciptakan atau menggunakan rekod untuk aktifitas bisnis. Informassi yang terdapat pada rekod merupakan sumber berharga dan merupakan aset yang sangat penting untuk kegiatan bisnis. Manajemen rekod yang sistematis bertujuan untuk melindungi dan memelihara rekod. Subuah sistem manajemen rekod manghasilkan sumber informasi tentang aktifitas bisnis yang dapat mendukung aktifitas dan keputusan-keputusan bisnis selanjutnya.

Secara tradisional, pengelolaan rekod telah didefinisikan sebagai organisasi sistematis semua informasi tercatat - entah itu di atas kertas, tape, disc, film, atau media lainnya - mulai dari penciptaan,  penggunaannya, penyimpanan dan disposisi akhir, baik dalam penyimpanan arsip permanen atau dalam penghancuran rekod. 

Mengelola arus rekod merupakan sebuah prosedur manual untuk mengelola dan memelihara arus rekod. Hal ini juga mengatur prosedur-prosedur untuk mentransfer rekod dan menemukan kembali rekod dari pusat rekod.

Mengelola arus rekod berfokus pada kebijakan-kebijakan, operasional dan file-file administratif yang diciptakan oleh banyak organisasi, biasanya dipanggil "subjek" file. Dokumen tentang kebijakan, fungsi, dan prosedur dari organisasi tentang berbagai hal yang berhubungan dengan perawatan, mencakup bangunan, perlengkapan dan persediaan serta administrasi internal.

Dalam pengelolaan arus rekod, salah satu hal yang paling penting dilakukan adalah pengelolaan korespondensi. Pengelolaan korespondensi terdiri dari alur surat masuk, alur surat keluar dan sistem pemberkasan. 

II. Pengertian surat

Surat adalah sarana atau wahana komunikasi tertulis yang ditujukan kepada orang lain atau suatu instansi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal baik itu berupa informasi, perintah atau sebuah pemberitahuan. 

Surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi beberapa macam yaitu : 

1. Surat Masuk

2. Surat Keluar

III. Prinsip-Prinsip Surat

Menurut Moekijat (1982 : 52) ada empat prinsip yang akan memungkinkan dalam menulis sepucuk surat agar memberikan kesan yang baik dan pada waktu bersamaan menyampaikan arti yang sebenarnya mengenai apa yang ingin dikatakan, keempat prinsip tersebut meliputi :

1. Keringkasan, ini berarti bahwa surat harus pendek, walaupun ada beberapa surat yang panjang akan tetapi adalah masih mungkin menggunakan jumlah kata yang sedikit-dikitnya untuk menyatakan arti yang penulis ingin sampaikan.
2. Kejelasan, tidak boleh ada arti dua, misalkan kata " apakah yang dimaksut ini apa itu ?" maka surat tersebut dikatakan tidak jelas.
3. Kesederhanaan, dalam pembuatan surat kata-kata yang sedehana akan memberikan arti yang lebih jelas daripada menggunakan kata-kata yang panjang dan sulit
4. Kesopanan, pembuatan surat dengan penyusunan kalimat yang bijaksana, suatu pendekatan yang menyenangkan dan penulisan yang lancar membentuk nada surat.

IV. Jenis-jenis Korespondensi

Staf rekod harus  memberikan hubungan dan keakurat terhadap berbagai jenis surat-menyurat.  Korespondensi yang baru masuk akan mencapai kantor rekod dengan sejumlah cara yang berbeda. Beberapa akan datang melalui surat, sebagian dengan tangan, sebagian oleh teleks, faks atau surat elektronik. Ada juga perbedaan dalam cara di mana item dibahas. Beberapa akan ditujukan untuk pelayanan, departemen atau lembaga dan beberapa kepada perorangan baik berdasarkan nama atau judul kantor. Sebuah item akan melahirkan tanda keamanan atau privasi, seperti 'rahasia' atau 'pribadi.' Beberapa mail mungkin berisi cek, uang atau barang berharga lain yang perlu hati-hati dicatat dan diperhitungkan di kantor catatan. 

Menurut Ismael, dalam Moekijat (1982 : 52) menyebutkan bahwa surat ada dua macam, yaitu:

a. Korespondensi partikelir, yaitu surat-menyurat antara kaum keluarga atau sahabat kenalan.

b. Korespondensi resmi, yaitu surat-menyurat : 

1) Antara jawatan dengan jawatan.

2) Antara jawatan dengan orang partikelir dan sebaliknya.

3) Antara pengurus suatu perkumpulan dengan anggotanya atau sebaliknya. 

4) Antara pedagang dengan kaum pedagang; antara kaum pedagang dengan jawatan pemerintah dan sebaliknya; antara pedagang dengan orang partikelir dan sebaliknya.

V. Prosedur Surat masuk

Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari dari instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). (Wursanto, 1991 : 108). Pengelolaan surat dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa, surat rahasia, surat surat pribadi.

Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan surat masuk dibagi menjadi lima langkah, yaitu :

a. Penerimaan surat

Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini dinamakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.

Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat dibedakan menjadi:

1. Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom, yang dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu ; surat-surat yang diantar oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri oleh petugas dari kantor yang bersangkutan.
2. Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka dari kantor pengirim.
3. Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau atau surat yang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan.

b. Penyortiran surat

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat dikelompokkan dalam tiga macam :

1) Surat pribadi

2) Surat dinas

3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat.

c. Pembukaan surat

Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Langkah-langkah yang harus diperhatikan dalam membuka surat antara lain:

1. Semua surat yang telah masuk ke kantor rekod harus segera dicap dan diberikan keterangan tanggal. Selama proses ini surat-surat harus disimpan dalam kotak file atau tempat lainnya.
2. Celah amplop di bagian atas dibuka dengan hati-hati agar isi dari surat-surat tidak rusak ketika amplop itu dibuka. Kadang-kadang banyak dokumen yang dipisahkan dari dokumen-dokumen yang berhubungan, oleh karena itu lampirkan lampiran seperti dokumen-dokumen yang relevan seperti cek, sertifikat dan lain-lain. Semua lampiran harus dicatat pada dokumen yang tertutup. Hal ini sangat penting untuk lampiran yang berharga atau surat-surat pribadi.
3. Sertifikat dan dokumen-dokumen hukum lainnya memerlukan perawatan khusus. Tempatkan dokumen tersebut dalam amplop terpisah. Kemudian dicatat dalam buku daftar barang-barang berharga, kemudian disimpan di tempat yang aman serta diberikan acuan silang pada file.

Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan surat, yang meliputi beberapa hal antara lain:

1. Alamat, apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat amplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada surat (alamat dalam atau alamat surat).
2. Tanda tangan dan cap, surat dinas Dinegara kita (khususnya di instansi-instansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan.
3. Nomor dan tanggal surat, Nomor dan tanggal surat diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks.
4. Pokok soal atau perihal, untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks, untuk mengetahui perihal surat maka harus membaca isi surat secara keseluruhan.
5. Lampiran surat, untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran maka harus benar-benar diteliti dan dibaca satu-persatu setiap lampiran

d. Pencatatan surat

Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat yang masuk harus dicatat didalam buku arsip surat masuk. Sistem pencatatan menurut Zulkifli Amsyah ada 3 macam yaitu :

1) Buku agenda, buku agenda sebagai alat untuk mencatat surat masuk dan keluar, halaman- halamannya berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat.

Menurut buku "Managing Current Rekod : A Procedures Manual" semua kolom registrasi harus dilengkapi dengan:

(a) Nomor seri (nomor berikutnya secara berurutan)

(b) tanggal surat

(c) tanggal surat itu diterima 

(d) dari siapa surat itu diterima 

(e) referensi yang diberikan oleh penulis surat 

(f) subjek surat. 

2) Kartu Kendali, kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat atau indeks, isi ringkas lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M/K, kode dan catatan. (untuk pemakaian kartu kendali hanya untuk berlaku pada surat penting saja.)

3) Tata Naskah, adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi- segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.

e. Pengarahan surat

Pengarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam:

1) Pengarahan surat masuk penting

Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut:

(a) Surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga. Informasi penting yang harus dicatat dalam surat berharga adalah:

" Serial number (nomor berikutnya secara berurutan)

" tanggal diterima

" nama orang yang mengirim pembayaran

" jumlah 

" Kode sortir bank (cek saja) 

" nomor cek 

" nama dan tanda tangan petugas pembukaan pembayaran. 

(b) Surat berikut ketiga kartu kendalinya disampaikan pengarah surat.

(c) Pengarah surat mengadakan pengecekan terhadap pengisian kolom-kolom tersebut sudah benar.

(d) Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolom kepada, dengan menuliskan nama jabatan atau unit kerja yang akan menerima surat-surat tersebut.

(e) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat tersebut melalui pengantar surat. Kartu kendali I tetap berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol (file control).

(f) Kartu kendali I Dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda.

(g) Kartu kendali II dan kartu kendali III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat telah diterima. Kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan, sehingga kartu kendali II ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya kartu kendali II oleh pengarah diserahkan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses di unit pengolah).

2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) melalui proses sebagai berikut :

(a) Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar (rangkap dua). Surat-surat tersebut disampaikan kepada pengolah (unit pengolah) surat.

(b) Unit pengolah mengisi lembar pengantar tanggal dan jam terima surat, nama, jabatan serta tandatangan pada kolom yang telah disediakan.

(c) Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip). Sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. Lembar pengantar I oleh penata arsip di-file secara kronologis. Yaitu menurut tanggal penyampaiannya. Untuk lebih jalasnya lihat gambar 2.

3) Pengarahan surat masuk rahasia.

Proses pengarahan surat masuk rahasia meliputi kegiatan sebagai berikut :

(a) Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia, surat berikut 2 lembar surat pengantar disamapaikan pada unit pengolah.

b) Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat, tanda tangsan dan nama terang .

(c) Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-file secara kronologis.

(d) Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. 

VI. Prosedur Surat Keluar

Menurut Widjaja (1990 : 37 ) surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi atau perseorangan diluar organisaasi tersebut. Sedangkan pengertian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 144 ) adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/ dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.

Menurut Widjaja (1990 : 37 ), didalam pembuatan surat keluar ada beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu :

1. Pembuatan Konsep Surat

Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga memudahkan juru ketik untuk mengetiknya. Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat yaitu :

• Konsep surat dibuat oleh pimpinan. Biasanya pimpinan membuat konsep sendiri, kemudian diserahkan kepada juru tik atau sekertarisnya untuk di ketik dalam bentuk yang telah ditetapkan atau atau yang berlaku bagi kantor yang bersangkutan.
• Konsep surat dibuat oleh bawahan. Untuk membuat surat pimpinan menugaskan bawahan, konsep dibuat berdasarkan petunjuk atau data yang bersangkutan. Setelah konsep dibuat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan , barulah konsep surat tersebut diketik, kemudian setelah melalui beberapa prosedur, surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang.
• Konsep surat dibuat dengan cara mendikte. Pembutan surat dengan cara mendekte dapat dilakukan baik secara langsung maupun tidak langsung. Mendikte secara langsung dilakukan dengan cara pimpinan melakukan tatap muka (face to face) dengan bawahan yang ditugaskan untuk membuat konsep.sedangkan untuk mendekte secara tidak langsung dapat dilakukan dengan cara pimpinan dapat merekam dikte konsep surat pada sebuah media yang disebut magnetik atau piringan magnetik. Yang kemudian dikirim pada bawahan atau pegawai yang bertugas mengetik konsep surat tersebut

2. Persetujuan Konsep

Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat tersebut maka pejabat yang berkepentingan membubuhi tanda tangan

3. Pengetikan Surat

Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik, sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat. Ada beberapa proses didalam pengetikan konsep surat antara lain sebagai berikut:

• Persetujuan konsep surat. Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat, pimpinan yang berwenang harus membubuhi paraf dan tanggal pada konsep surat.
• Pengiriman konsep surat. Konsep surat yang telah disetujui dikirim pada unit pengetikan atau pada bagian surat-menyurat (mail departement) untuk diadakan penelitian.
• Pemeriksaan hasil pengetikan. Konsep surat yang sudah selesai diketik harus diadakan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang, apakah pengetikan benar-benar telah sesuai dengan konsep surat.
• Penandatanganan surat. Setelah pengetikan konsep surat dinyatakan benar, hasil pengetikan konsep surat tersebut dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat (baik asli maupun tembusan) harus ditandatangani dengan tandatangan asli (bukan tanda tangan cap).

4. Pemberian Nomor

Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar.

5. Penyusunan Surat

Kegiatan penyusunan surat meliputi ; pemisahan surat apabila ada tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan, apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.

6. Pengiriman Surat

Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :

• Dikirim secara langsung. Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke alamat tujuan dengan bukti pengiriman surat berupa buku ekspedisi surat keluar
• Dikirim melalui sarana jasa

Surat keluar bisa dikirim dengan menggunakan sarana jasa pengiriman seperti pos atau sarana jasa pengiriman lainnya.

Beberapa proses dalam pengiriman surat antara lain :

• Pemberian Cap. Di Indonesia surat-surat dinas baru dianggap sah apa bila dibubuhi cap dari instansi yang bersangkutan. Cap dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan dan sedikit mengenai tanda tangan.
• Pengetikan amplop atau sampul surat. Sebelum amplop diketik, ditentukan dahulu jenis dan ukuran amplop yang akan dipergunakan, penggunaan omplop hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas surat dan jumlah lampiran.
• Pemeriksaan surat

Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan kedalam amplop hendaknya diperiksa terlebih dahulu:

a. Kelengkapan surat yang meliputi:

" alamat surat

" alamat pengirim apabila perlu

" tanggal

" nomor surat

" tanda tangan

" cap atau stempel

" jumlah lampiran

b. Jumlah lampiran

Supaya diadakan pemeriksaan apakah ada lampiran surat yang dikirim tersendiri.

4) Melipat surat

Setelah surat dinyatakan lengkap, barulah surat dilipat. Surat dilipat sesuai dengan bentuk amplop yang dipergunakan.

5) Menutup amplop

Setelah surat dilipat, dimasukan kedalam amplop, kemudian amplop ditutup, dengan mempergunakan lem atau perekat.

6) Menempelkan prangko

Setelah amplop ditututp, kemudian prangko ditempelkan di bagian kanan atas amplop secukupnya.

Pengendalian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 161-167) dibedakan menjadi tiga :

1. Pengendalian suarat keluar penting

Pengendalian surat keluar penting dapat dilakukan secara sentaralisasi dan disentralisasi, Pengendalian secara sentralisasi adalah sistem pengurusan surat-menyurat yang dipusatkan pada suatu unit tertentu sedangkan pengendalian surat secara desentralisasi adalah pengurusan surat dengan memberikan kewenangan kepada setiap unit untuk mengadakan pengurusan sendiri tentang surat-menyurat.

a. Prosedur pengendalian surat keluar secara sentralisasi yaitu :

" Konsep surat dibuat oleh unit pengolah

" Setelah konsep diketik dan ditandatangani pejabat yang berwenang, dan diserahkan ke unit kearsipan untuk diberi nomor dan dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga.

" Setelah dicatat, kartu kendali II dan III berikut tembusannya disampaikan ke prngolah unit untuk diperiksa seperlunya dan diparaf.

" Kartu Kendali II diserahkan kepada unit kearsipan dan digunakan sebagai arsip, dan kartu kendali I disimpan pencatat.

" Setelah surat siap dikirim diteruskan ke bagian ekspedisi untuk dilakukan pengiriman. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.

b. Prosedur pengendalian surat keluar penting secara desentralisasi:

" Konsep surat dibuat oleh masing-masing unit kerja.

" Setelah konsep diketik dan ditandatangani, masing-masing unit kerja mencatat dalam kartu kendali rangkap tiga, semua kolom kartu kendali diisi.

" Kemudian ketiga kartu kendali tersebut diserahkan kepada pencatat.

" Setelah tembusan dibubuhi cap, tanggal dan jam pengiriman, kartu kendali II dan III diserahkan ke pengolah untuk dibubuhi paraf.

" Kartu kendali II dikembalikan ke pencatat dan kemudian diberikan ke unit kearsipan untuk disimpan. Sedangkan kartu kendali III diserahkan ke pengolah untuk disimpan dan kartu kendali I diteruskan kepada pengarah, setelah surat siap dikirim maka diberikan kepada bagian ekspedisi untuk untuk dikirim. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari gambar 5.

c. Pengendalian surat keluar biasa

Surat keluar biasa hanya dicatat dalam lembar pengantar rangkap dua. Proses pencatatan surat keluar biasa: 

" Untuk surat biasa pembuatan konsep, pemberian nomor, dan lain-lain termasuk pencatatan surat telah disiapkan oleh unit pengolah.

" Setelah konsep selesai diketik, ditandatangani dan sebagainya, unit pengolah mencatat surat kedalam dua lembar pengantar surat biasa.

" Surat asli dan tembusaannya diserahkan kepada pencatat pada unit kearsipan guna diberi stempel dinas.

" Tembusan dikembalikan ke unit pengolah berikut lembar pengantar surat biasa II, Untuk Difile sebagai arsip aktif. Sedangkan lembar I disimpan oleh pencatat sebagai bukti pengiriman.

" Surat asli diberikan petugas pengiriman surat utuk diteliti seperlunya, kemudian diberikan sampul dan diketik alamtnya. Dan kemudian dikirimkan sesuai alamat yang dituju.

d. Pengendalian surat keluar rahasia

Konsep surat keluar rahasia dibuat oleh pimpinan unit pengolah yang bersangkutan, setelah konsep surat rahasia diketik, diberi nomor, cap dan sekaligus dibuatkan sampulnya. Surat tersebut kemudian dicatat dalam lembar pengantar surat keluar rahasia rangkap dua. Surat asli dimasukkan dalam amplop, kemudian diteruskan kepada ekspedisi untuk dikirim. Lembar pengantar I diberikan kepada pengarah, kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk difile. Surat Tembusan berikut lembar pengantar II tetap disimpan oleh pengolahsebagai arsip aktif .

VII. Sistem Pemberksan

File yang Terdaftar

File yang terdaftar merupakan dokumen yang terorganisir secara bersama-sama untuk digunakan, dan berkaitan dengan subjek tertentu, jenis transaksi atau bidang usaha. File yang terdaftar harus memiliki tiga komponen:

" penutup untuk melindungi isi dan bertindak sebagai halaman judul dan catatan file pada sirkulasi

" isi 

" beberapa metode untuk mengamankan seluruh file secara bersama-sama. 

Sampul file (juga dikenal sebagai jaket atau folder) biasanya terbuat dari kertas manila kaku atau papan, lebih besar dari dimensi dokumen-dokumen yang diajukan, dan dilipat untuk melampirkan dokumen-dokumen dan meminimalkan kerusakan dari penanganan dan penggunaannya.

File harus mencakup pra-dicetak dengan nama agen dan divisi atau departemen dari jika hal ini tepat. File sampul harus mencakup ruang untuk judul file, nomor file, indeks judul atau kata kunci, tanda sebagai pengamanan, referensi sebelumnya, berikutnya atau file terkait, dan periode file (yaitu tanggal atau tahun pembukaan, dan penutupan ketika diketahui). Sampul juga harus mempunyai kotak (atau tangga) untuk merekam sirkulasi file bila digunakan.

Mempertahankan urutan dokumen dalam file adalah persyaratan penting. Hal ini berpengaruh dalam menetapkan konteks di mana keputusan dan tindakan yang diambil, dan urutan dari keputusan dan tindakan mereka. Oleh karena itu, makalah harus diajukan dalam urutan yang sama. Ini tidak sama dengan memberikan urutan tanggal pada surat-surat yang diajukan. Tempatkan kertas dalam sebuah file dalam urutan di mana mereka diterima pada kantor rekod. 

Dokumen harus terlindungi di dalam sebuah file sehingga mereka tidak menjadi salah atau hilang.penggunaan 'kas tag' merupakan cara termurah dan paling mudah untuk mengamankan dokumen-dokumen dalam sebuah file. Terdapat sebuah metode yang direkomendasikan untuk menggunakan tag perbendaharaan, antara lain berikan lubang yang menekan pada atas pojok kiri sampul depan dan sampul belakang di dalam file, berhati-hati agar tidak terjadi kehilangan informasi dimana lubang tersebut. Tag dimasukkan melalui penutup depan dari dalam, melewati sekeliling 'tulang belakang' dari luar file dan dimasukkan melalui penutup belakang. Lubang harus menekan pada bagian atas pojok kiri dari setiap dokumen yang akan diajukan, tiga sentimeter (satu inci) turun dan tiga cm dari tepi. Dokumen diamankan sampai akhir tag yang melewati penutup belakang ke bagian dalam dari file. 

Sistem Klasifikasi 

Sistem klasifikasi diperlukan untuk mengidentifikasi file dan bentuk-bentuk rekod serta untuk menunjukkan hubungan logis antara file dan catatan. Tanpa suatu sistem klasifikasi surat, tidak mungkin dapat menunjukkan hubungan antara file terkait atau untuk mengajukan makalah secara konsisten dan akurat. Apapun sistem yang digunakan oleh kantor rekod, setiap file harus memiliki sebuah nomor referensi yang unik. Ini mungkin salah satu nomor atau kombinasi huruf dan angka.

Pilihan untuk mengklasifikasi file-file tersebut dijelaskan dalam Mengorganisir dan Pengendalian Current Records. 

Mengidentifikasi Subjek pada Kertas 

Surat yang diterima oleh kantor rekod setelah registrasi atau kembali dari peredaran, harus ditempatkan pada file secepat mungkin. 

Jika tidak ada petunjuk  yang diberikan oleh staf senior atau tindakan petugas dan jika surat itu tidak mengutip sebuah referensi ke file tertentu di kantor rekod, petugas yang bertanggung jawab pada pengajuan harus membaca surat itu dengan hati-hati untuk menentukan subjek dan meletakkannya di suatu file yang sudah ada dengan ketentuan jika salah satu sudah ada, atau membuka file baru jika tidak ada file yang sesuai. 

Menentukan file yang sesuai harus dengan hati-hati dan memerlukan pencarian pada indeks file atau pengelompokkan daftar file (file rencana). Prosedur untuk membuka file yang baru dan menetapkan nomor referensi itu dijelaskan dalam Bab 5. 

Penomoran Surat pada File 

Dokumen dan lampiran yang menyertainya harus ditempatkan pada file-file di 'tanggal penerimaan' lain (yang paling baru ditempatkan di atas).Letakkan jumlah masing-masing kertas file berturut-turut di sudut kanan atas dengan nomor yang terlampir dalam lingkaran kecil. Hal ini disebut nomor folio. Jika suatu dokumen memiliki lebih dari satu halaman bukan halaman individual, maka berikan nomer. Jika dokumen memiliki beberapa lampiran, maka harus ditandai abjad, misalnya: 

" dokumen utama 

" lampiran pertama = A 

" lampiran kedua = B 

Lembar Edaran

Pembagian sistem file adalah metode standar untuk menjaga kertas pada file. Pada sistem ini, kertas dibagi sebagai berikut: 

" Surat masuk, salinan surat, memo, catatan rapat, data statistik dan dokumen serupa ditempatkan di sisi kanan file tersebut dan dijamin dengan kas tag. 

" Di sisi kiri dari file yang terbuka adalah serangkaian 'Menit Sheets', diamankan dengan tag kas. Tujuan dari lembaran ini adalah agar tindakan pejabat dan staf kantor catatan mengarah pada poin tindakan tertentu yang timbul dari korespondensi pada di sisi kanan file, misalnya permintaan pembuatan kertas tambahan yang terkini atau untuk klarifikasi. Petunjuk harus singkat dan to the point, tertuju dan ditandatangani serta diberi tanggal. 

 Referesi Silang dan Menghapus kertas dari File 

Jika satu huruf atau item lainnya pada surat berkaitan dengan lebih dari satu file,  harus difotokopi dan aslinya ditempatkan pada file yang telah paling relevansi. Letakkan hasil fotokopi pada file-file lain yang berhubungan. Berikan catatan nomer file surat asli ditempatkan pada salinan surat. Demikian pula, perhatikan pelatakkan lokasi surat asli di setiap salinan. Jika tidak tersedia mesin fotokopi atau salinan fotokopi dianggap terlalu mahal, tempatkan file asli pada file-file yang relevan dan letakkan catatan pada masing-masing file pada surat yang berhubungan, memberi tanggal surat,  subjek dan nomer file yang dapat ditemukan.

Jika surat diterima mengacu pada surat sebelumnya, tulis nomor folio surat sebelumnya pada surat yang baru dan kemudian letakkan di file yang sama seperti surat sebelumnya. 

Kertas hanya dapat dihapus dari file sesuai dengan instruksi dari kepala kantor rekod. Bila ini dilakukan, tempat catatan sementara file pada titik dari mana kertas telah diekstrak, menunjukkan subjek kertas dan di mana mereka dapat ditemukan. itu harus ditandatangani oleh anggota staf yang bertanggung jawab atas penghapusan. 

Pengkalasifikasian Dokumen dan File 

Peredaran dokumen yang rahasia harus dibatasi pada pegawai yang membutuhkan dokumen tersebut untuk menunjang tugas mereka. 

Pengklasifikasian kertas harus mencakup bagian bawah sampai bagian atas pada tiap lembar. Top Secret dan dokumen-dokumen rahasia harus ditujukan kepada seorang pegawai dengan nama dan hanya boleh dibuka oleh pegawai tersebut, atau jika dia tidak ada maka boleh dibuka oleh seorang petugas yang melaksanakan tugas yang sama. Top secret, secret dan surat-surat rahasia harus dikirim dalam sampul ganda, bagian dalam amplop tertutup pada kedua ujungnya disertai keamanan yang sesuai dengan klasifikasi. Amplop luar tidak boleh disertai klasifikasi maupun disegel. Surat yang terbatas dikirim dalam satu sampul, tetapi dalam kasus seperti klasifikasi seharusnya tidak muncul di sampulnya. 

File yang diklasifikasikan harus ditandai dengan klasifikasi yang sesuai, jelas dan harus berisi instruksi penanganan yang ditempelkan pada bagian dalam penutup depan. 

Mengelola Rekod Elektronik

Menggunakan komputer membuat pengelolaan rekod lebih kompleks. Beberapa rekod yang terkomputerisasi tidak pernah muncul di atas kertas. Aturan untuk penciptaan, pemeliharaan dan disposisi catatan komputer harus dikembangkan dan praktek-praktek pengelolaan rekod diubah untuk menghindari masalah-masalah pembuangan rekod elektronik yang tidak sah. 

Praktik-praktik ini harus didesain untuk memastikan bahwa: 

" Kesatuan rekod harus dijaga.

" Rekod dapat ditemukan kembali lagi.

" Pembuangan rekod dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku.

" Rekod yang memiliki nilai jangka penjang dikirim ke institusi arsip

Lihat prosedur bagian 2 untuk menangani surat elektronik. 

Lihat Managing Electronic Records untuk informasi lebih lanjut. 

Daftar Nama Pemberkasan 

Ajukan pertanyaan-pertanyaan berikut secara teratur. 

" Apakah dokumen termasuk pada file yang terseleksi? 

" Apakah referensi file pada dokumen disetuju dengan nomor referensi dari file? (hal ini perlu, kecuali hasil kopian digunakan sebagai referensi silang.) 

" Apakah semua halaman pada dokumen dilakukan penggandaan?

" Apakah terdapat fitur-fitur tambahan?

Jangan lakukan file:

" menyalin cadangan surat, draft lama dan sebagainya, kecuali ada kemungkinan bahwa mereka berguna di masa depan. Dokumen tersebut harus dihancurkan atau  jika memiliki nilai berkelanjutan maka disimpan jauh dari file. 

" Material yang dipublikasikan (surat edaran) dan laporan besar (surat laporan). Banyak material yang dipublikasikan diterima oleh kantor-kantor rekod yang tidak memiliki relevansi dengan pekerjaan badan tesebut. Dengan persetujuan manajer, materi ini harus dihancurkan. Material yang dipublikasikan dan laporan yang relevan harus ditandai dengan file dan nomer folio yang berhubungan dan disimpan secara terpisah. Tandai surat pengantar untuk menunjukkan lokasi materi yang dipublikasikan. 

" Memasukkan materi yang bersifat sementara seperti pengumuman, kartu ucapan atau iklan untuk acara-acara yang tidak relevan dengan lembaga atau badan. 

Daftar Pustaka

Aniqul Wafa'. 2007. "PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR DINAS PENDAPATAN DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH" FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (Tugas Akhir)

International Records Management Trust. 1999. Managing Current Records: A Procedures Manual. London: International Records Management Trust

Zulkifli Amsyah. 2003.  Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama